Checklist para organizar un mercadillo navideño benéfico

Un mercadillo navideño benéfico necesita más preparación que reservar unas mesas y convocar a los vendedores. Primero fija la fecha, el lugar, el presupuesto y la organización que recibirá las donaciones; después organiza permisos, puestos, inscripciones y difusión. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar vendedores, voluntarios, catering y medios de pago. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento, como el cambio en efectivo, las preferencias alimentarias y la distribución de la electricidad.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Establecer presupuesto y objetivo
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Definir la organización benéfica
2 personas
Distribuir puestos de mercado y stands
2 personas
Contactar a vendedores y organizaciones benéficas
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Crear página de donaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de vendedores
Hacer reservas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Definir el programa y los horarios
2 personas
Probar las opciones de pago
2 personas
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar decoraciones
2 personas
Recoger los puestos del mercado
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar galletas y pastel
3 personas
Preparar los carteles de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Recibir a los vendedores
2 personas
Montar las mesas de venta
4 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos calientes
3 personas
Montar punto de donación
2 personas
Contar y preparar las cajas registradoras
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Colocar los paneles informativos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la entrada y la recepción
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Guiar el mercado navideño
2 personas
Vender catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Dar apoyo a los stands durante el evento
2 personas
Retirar dinero de las cajas durante el evento
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
2 personas
Cerrar ventas y donaciones
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Guardar las cajas registradoras de forma segura
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y la decoración
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar los materiales de refrigeración
2 personas
Comprobar el importe de la donación
2 personas
Transferir los ingresos
Agradecer a los patrocinadores y voluntarios
2 personas
Publicar resultados en línea
Archivar la administración y los recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 4
Manteles para mesascant. 14
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 180
Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 18
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Mantas aislantescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 10
Pinzas de cocinacant. 8
Portarrollos de filmcant. 2
Termómetroscant. 2

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Belén
Decoraciones de mesacant. 14

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Faroles LEDcant. 10
Bateríascant. 24
Lámparas de exteriorcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Donación

Cajas de donacionescant. 4
Tarjetas de donación con QRcant. 100

Oficina

Cajas de cajacant. 4
Bandejas para contar dinerocant. 4
Cajitas para cambiocant. 4
Etiquetas de preciocant. 100
Rotuladorescant. 20
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 8
Portapapelescant. 6
Formularios de cobrocant. 100
Pegatinas con nombrecant. 100
Carteles de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 8
Chalecos para voluntarioscant. 20

Seguridad

Linternascant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de publicar la fecha. Hazlo con varias semanas de margen, porque los requisitos pueden depender del espacio y de la venta o servicio de alimentos.
No esperes a tener todos los vendedores para distribuir los puestos. Reserva zonas para circulación, buffet, donaciones y pagos, y deja pasillos suficientemente amplios para que no se formen colas frente a los stands.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con esa cifra final puedes calcular el catering y evitar comprar cantidades basadas en respuestas provisionales.
Prueba los terminales de pago y prepara efectivo y cambio antes del montaje. Lleva también regletas y enrollacables suficientes, y comprueba previamente dónde estarán los puntos de conexión.
Asigna voluntarios por turnos y entrega un horario concreto. El día del mercadillo necesitarás cubrir como mínimo la recepción, los pagos, el buffet, la atención a vendedores, la recogida y el cierre, no solo la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha y lugar, tramitar permisos, contactar con vendedores y lanzar las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar cantidades, voluntarios, pagos y compras.
¿Cuándo debo confirmar a los vendedores del mercadillo?: Cierra la lista entre 10 y 14 días antes del evento. Así todavía tendrás tiempo para distribuir los puestos, actualizar la difusión, preparar el programa y comunicar instrucciones de montaje.
¿Cuánto catering calcular por persona?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas y confirma el recuento final 7 días antes.
¿Cuándo preparar el dinero en efectivo y el cambio?: Prepara el efectivo y el cambio el día anterior, después de probar los terminales de pago. Guarda el dinero en una caja controlada y define quién registra las donaciones y quién hace el recuento al cerrar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.