Checklist pour organiser un marché de Noël avec théâtre

Un marché de Noël avec représentation théâtrale demande deux organisations en parallèle : l’accueil des exposants et la préparation du spectacle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations jusqu’au contrôle du site le jour J. Prévoyez les inscriptions, le plan des stands, les besoins alimentaires et la coordination de la troupe suffisamment tôt. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer et répartir les responsabilités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Arrêter le programme du théâtre
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions aux stands
Confirmer la présence de la troupe de théâtre
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier sur les réseaux sociaux
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les inscriptions
Confirmer les fournisseurs
Imprimer les textes de théâtre
Envoyer les informations sur les artistes
Imprimer le plan
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les accessoires de théâtre
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Décharger les stands du marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la scène de théâtre
4 personnes
Installer le décor de théâtre
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage du théâtre
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Faire un passage en revue du théâtre
5 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Vérifier les stands
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Première représentation théâtrale
5 personnes
Accompagner le public du théâtre
3 personnes
Assurer l’entracte du théâtre
2 personnes
Deuxième représentation théâtrale
5 personnes
Gérer la technique du théâtre
2 personnes
Animer le coin photo
Informer les visiteurs
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Rassembler les accessoires de théâtre
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter le décor de théâtre
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Remettre la vaisselle en place
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables bistrotqté 6
Chaises pliantesqté 120
Table de caisse
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteaux pour sacs
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 150
Bol à soupeqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Guirlandes de Noëlqté 20
Crèche de Noël
Fond de scène de théâtre
Accessoires de théâtre
Chemins de tableqté 20
Personnages de Noëlqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Guirlandes LEDqté 16
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme du théâtre avant d’ouvrir les inscriptions : les horaires du spectacle déterminent la circulation du public et l’emplacement de la scène. Gardez au moins 30 minutes entre deux temps forts pour éviter les croisements pendant l’installation.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription, puis vérifiez-les une deuxième fois 7 jours avant le marché. Cette vérification permet d’ajuster les tables, les tentes et les branchements sans improviser le jour même.
Préparez un plan imprimé du marché en deux versions : une pour les bénévoles et une à afficher à l’entrée. Identifiez clairement les stands, la caisse, la scène, les tables bistrot et les zones de circulation.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Prévoyez une équipe distincte pour le déchargement et le montage des tentes, car ces opérations doivent être terminées avant l’arrivée des visiteurs.
Contrôlez la météo 48 heures puis 24 heures avant l’ouverture. Les tentes, les décorations lumineuses, les glacières et les accessoires de théâtre doivent être regroupés par zone afin de réduire le temps d’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec théâtre ?: Commencez idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez la troupe en premier, puis ouvrez les inscriptions des exposants lorsque le programme et les horaires sont suffisamment fixés.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 heures pour décharger les stands, monter les tentes, installer les tables et préparer la scène. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’ouverture pour vérifier la signalétique, les circulations et le matériel du théâtre.
Quand confirmer les exposants et les fournisseurs ?: Faites une première confirmation environ 2 semaines avant le marché, puis une dernière vérification 3 à 5 jours avant. Demandez à ce moment-là les horaires d’arrivée, les besoins alimentaires et toute modification concernant leur stand.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël avec spectacle ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 exposants, auxquels s’ajoutent 2 personnes pour la scène et 2 pour l’accueil ou la caisse. Renforcez l’équipe pendant les 3 heures de montage et autour de l’horaire du spectacle.

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