Kerstmarkt met kersttheater organiseren: checklist
Een kerstmarkt met kersttheater vraagt om twee planningen die op dezelfde dag samenkomen: de markt met kramen en bezoekersstromen, en het theater met spelers, teksten en rekwisieten. Leg eerst locatie, programma en marktindeling vast. Daarna volgen kraamhouders, aanmeldingen, leveranciers en vrijwilligers. In de laatste week controleer je dieetwensen, weersverwachting, decoratie en theatermateriaal. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, kramen, tafels en podium op voordat je aankleding en catering klaarzet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Theaterprogramma vastleggen
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraaminschrijvingen verwerken
Theaterbezetting bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Sociale media publiceren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen controleren
Leveranciers bevestigen
Theaterteksten afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Theaterrekwisieten klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Marktkramen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Theaterpodium inrichten
4 personen
Theaterdecor plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Theaterlicht installeren
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Theater doorlopen
5 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kramen controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bedienen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Eerste theater voorstelling
5 personen
Theaterpubliek begeleiden
3 personen
Theaterpauze verzorgen
2 personen
Tweede theater voorstelling
5 personen
Theatertechniek bedienen
2 personen
Fotohoek begeleiden
Bezoekers informeren
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Entree sluiten
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Theaterrekwisieten verzamelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Theaterdecor afbouwen
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Servies terugzetten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Klaptafelsaantal 16
- Bistrotafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 120
- Kassatafel
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Jassentassenrek
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Glazenaantal 180
- Dessertbordenaantal 150
- Soepkommenaantal 100
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Dienbladenaantal 12
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 120
- Kerstkransenaantal 8
- Kerstslingersaantal 20
- Kerststal
- Theaterachterdoek
- Theaterrekwisieten
- Tafellopersaantal 20
- Kerstfigurenaantal 10
Verlichting
- Lichtnettenaantal 12
- Ledlichtsnoerenaantal 16
- Ledspotsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
Apparatuur
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Betaalterminalaantal 2
- Kassabox
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Soepketelsaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Flessenopenersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Teken de marktindeling voordat je kraamhouders benadert. Geef op de plattegrond ook de plek van het podium, de kassatafel, tafels en looproutes aan, zodat je geen kraaminschrijvingen hoeft terug te draaien.
- Bevestig het theaterprogramma en de bezetting uiterlijk enkele weken vooraf. Stuur artiesten daarna de praktische informatie en druk theaterteksten af; plan een laatste controle van rekwisieten vóór de opbouw.
- Open aanmeldingen pas nadat programma, locatie en kraamindeling duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen en controleer de aanmeldingen uiterlijk een week voor de markt, zodat boodschappen en catering niet op het laatste moment veranderen.
- Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok: opbouw, ontvangst, marktbegeleiding, theater en afbouw. Regel extra handen voor het lossen van marktkramen, het opbouwen van partytenten en het plaatsen van podiumdelen.
- Controleer de weersverwachting in de laatste 48 uur en pas de buitenopstelling daarop aan. Zet kerstdecoratie, lichtnetten en ledlichtsnoeren pas na de terreincontrole neer en houd theaterrekwisieten droog en compleet bij de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kersttheater organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het theaterprogramma en de marktindeling. Benader daarna kraamhouders en bevestig leveranciers, vrijwilligers en theaterbezetting uiterlijk 2 weken voor de datum.
- Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een kerstmarkt controleren?
- Controleer de eerste aanmeldingen zodra de inschrijving opent en voer een volledige controle uit 7 dagen voor de markt. Verzamel dan ook dieetwensen en ontbrekende gegevens, zodat je boodschappen en tafelindeling kunt afronden.
- Wat moet ik de dag vóór een kerstmarkt met kersttheater klaarzetten?
- Leg theaterteksten, rekwisieten, decoratie en geprinte plattegronden klaar en sorteer de kerstdecoratie per opbouwplek. Controleer daarnaast de weersverwachting en zet koelboxen, servies en andere cateringmaterialen bij elkaar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstmarkt met theater?
- Plan minimaal 3 uur voor het lossen van marktkramen, opbouwen van partytenten, plaatsen van tafels en podiumdelen en controleren van het terrein. Reserveer daarna nog 30 tot 60 minuten voor decoratie, licht, theaterrekwisieten en een laatste veiligheidsronde.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!