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Checkliste für Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater braucht zwei Abläufe, die ineinandergreifen: Marktstände und Bewirtung müssen funktionieren, während das Theaterprogramm pünktlich beginnt. Reserviere die Location früh und lege Marktaufteilung, Aufführungszeiten und Zuständigkeiten schriftlich fest. Kurz vor dem Termin werden Anmeldungen, Lieferanten, Besetzung und Wetter entscheidend. Diese Checkliste führt dich von der Planung bis zur Kontrolle des Geländes am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Theaterprogramm festhalten

    2 Personen

  • Marktaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Standanmeldungen bearbeiten

  • Theaterbesetzung bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • In sozialen Medien veröffentlichen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen prüfen

  • Lieferanten bestätigen

  • Theatertexte ausdrucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Lageplan drucken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Theaterrequisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Marktstände entladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Theaterbühne einrichten

    4 Personen

  • Theaterdeko aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Theaterbeleuchtung installieren

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Theaterprobe durchführen

    5 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Stände kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Erste Theateraufführung

    5 Personen

  • Theaterpublikum begleiten

    3 Personen

  • Theaterpause betreuen

    2 Personen

  • Zweite Theateraufführung

    5 Personen

  • Theatertechnik bedienen

    2 Personen

  • Fotoecke betreuen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Letzten Verkauf ankündigen

  • Eingang schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Theaterrequisiten sammeln

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Theaterdekoration abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Geschirr zurückstellen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 16
  • BistrotischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 120
  • Kassatisch
  • BühnenelementeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • Garderobentaschenständer
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • GläserAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 100
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • TablettsAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • Krippe
  • Theater-Hintervorhang
  • Theaterrequisiten
  • TischläuferAnz. 20
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10

Beleuchtung

  • LichtnetzeAnz. 12
  • LED-LichterkettenAnz. 16
  • LED-SpotsAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • KartenterminalAnz. 2
  • Kassabox
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 20
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Marktaufteilung spätestens zwei Wochen vor dem Termin fest. Plane darin Marktstände, Bühnenelemente, Sitzplätze, Kassentisch und Absperrpfosten ein, damit der Publikumsweg frei bleibt.
  • Bestätige Standbetreiber, Lieferanten und die Theaterbesetzung mindestens sieben Tage vorher. Schicke Künstlerinformationen und Theatertexte anschließend gesammelt an alle Beteiligten.
  • Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und prüfe die Angaben drei bis fünf Tage vor dem Markt. So kannst du Speisen, Suppenschalen, Dessertteller und passendes Besteck gezielt vorbereiten.
  • Sortiere Weihnachtsdekoration und Theaterrequisiten am Vortag nach Einsatzort. Weihnachtsbäume, Girlanden, Lichtnetze, LED-Lichterketten und der Theater-Hintervorhang sollten nicht erst beim Aufbau zusammengesucht werden.
  • Plane den Aufbau mit einem festen Zeitfenster von mindestens drei Stunden. Zuerst kommen Partyzelte und Marktstände, danach Tische, Stühle, Beleuchtung und Dekoration; vor der Öffnung kontrollierst du Wege, Bühne und Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtstheater planen?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit der Location und dem Theaterprogramm. Standanmeldungen, Einladungen und Lieferanten sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin anlaufen.
Was muss eine Woche vor dem Weihnachtsmarkt erledigt sein?
Bestätige dann Standbetreiber, Lieferanten und Theaterbesetzung und prüfe alle Anmeldungen. Verschicke außerdem den Lageplan, die Künstlerinformationen und die endgültigen Zeiten an Helfer und Mitwirkende.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Theater?
Rechne mit mindestens drei Stunden für Zelte, Marktstände, Bühnenelemente, Tische, Stühle und Beleuchtung. Für Dekoration, Requisiten und einen vollständigen Geländerundgang solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten einplanen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für den Weihnachtsmarkt prüfen?
Prüfe die Vorhersage sieben Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Bei einem Außenbereich solltest du spätestens am Vorabend entscheiden, ob Zelte, Absperrungen oder der Ablauf angepasst werden müssen.

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