Checklist pour organiser un marché de Noël avec brunch

Un marché de Noël avec brunch demande de coordonner deux formats : les stands des exposants et un service de restauration à horaires fixes. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement du matériel. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et la circulation entre les stands dès le début. Les dernières 48 heures servent surtout aux achats frais, aux préparations du brunch et aux vérifications sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les fournisseurs
Contacter les exposants du chalet de Noël
2 personnes
Composer le menu du brunch
2 personnes
Définir le budget et les prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Confirmer les inscriptions
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
Trier les ingrédients du brunch
2 personnes
Préparer le pain et les viennoiseries
3 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer des plats froids
3 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide et un terminal de paiement
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables des stands
4 personnes
Installer le buffet brunch
4 personnes
Installer les places assises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher les rallonges
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les plats chauds du brunch
4 personnes
Installer les étiquettes du buffet
2 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Aménager les stands
4 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la table d'ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Ouvrir le buffet du brunch
3 personnes
Servir les plats de brunch
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner régulièrement le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Fournir la musique
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Fermer les stands
4 personnes
Dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les stands et les tables
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Régler les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Établir le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 10
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 14
Tapis pour les standsqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Système de sonorisation
Microphone
Caissesqté 2
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 6
Guirlandesqté 12
Scène de Noël
Décoration de tableqté 14
Porte-nomsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les fournisseurs le plus tôt possible, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’annoncer la date. Pour un événement avec tentes, stands et branchements électriques, contrôlez aussi les accès et les points d’alimentation.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les allergies et d’adapter les quantités du brunch.
Organisez les stands avant l’arrivée des exposants : attribuez chaque emplacement, prévoyez les tables et indiquez les horaires d’installation. Envoyez ces informations au moins 3 jours à l’avance pour limiter les questions le matin même.
Achetez les produits frais la veille ou le jour même selon leur conservation. Préparez à l’avance les plats froids, les légumes lavés et coupés, ainsi que le pain et les viennoiseries, puis gardez les aliments sensibles au froid.
Comptez séparément la vaisselle du brunch et le matériel des stands. Vérifiez notamment les tasses, verres, couverts de service, machines à café, bouilloires, équipements de maintien au chaud, caisses et terminal de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec brunch ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, vérifier les autorisations et contacter les exposants. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les commandes et les confirmations.
Combien de temps avant faut-il confirmer les inscriptions au brunch ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Confirmez ensuite les participants et leurs besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant, afin d’ajuster le menu et les quantités.
Que préparer la veille d’un marché de Noël avec brunch ?: La veille, récupérez les courses fraîches, triez les ingrédients, préparez les plats froids et vérifiez la vaisselle. Contrôlez également la décoration, les stocks, les branchements et les prévisions météo.
Quel matériel vérifier avant l’ouverture ?: Faites une vérification complète 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez les tables, tentes, stands, chaises, équipements de froid et de maintien au chaud, machines à café, sonorisation, caisses et terminal de paiement.

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