Checklist pour organiser un marché de Noël avec activités pour enfants

Un marché de Noël avec des activités pour enfants demande une préparation plus précise qu’un simple événement de quartier. Il faut réserver le lieu, les stands et les animations, mais aussi prévoir un espace adapté aux enfants, un accueil fluide et du matériel pour servir boissons chaudes et soupe. Cette checklist de 75 tâches et 81 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux dernières vérifications le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les activités pour enfants
2 personnes
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
Imprimer le plan
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Confirmer les délais de livraison
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Préparer l’activité manuelle pour enfants
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester la musique de Noël
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Installer les tables de bricolage
2 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer l’entrée
2 personnes

Événement

Ouvrir les stands
6 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Animer les ateliers créatifs pour enfants
3 personnes
Encadrer la lecture
Animer le spectacle de Noël
2 personnes
Accueillir le Père Noël
2 personnes
Animer l’activité photo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réalimenter les fournitures de bricolage
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l’éclairage et les câbles
Annoncer le dernier tour de vente
Fermer les stands
6 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et les stands
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 2
Paravent de loge
Tables pour enfantsqté 4
Chaises hautes pour enfantsqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Bol à soupeqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 2
Chauffe-vin chaudqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 20

Équipement

Terminaux de paiement mobilesqté 2
Caisses de caisseqté 2
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappes de Noëlqté 14
Personnages de Noëlqté 10
Chaise du Père Noël
Badges nominatifsqté 30
Panneaux d’orientationqté 12

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 120
Feutresqté 80
Peinture lavableqté 12
Pinceauxqté 40
Papier de bricolageqté 500
Coloriagesqté 250
Tabliersqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 40
Paillettesqté 12
Autocollants de Noëlqté 300
Figurines de Noël en boisqté 150
Panneau de coloriages
Livres de lectureqté 8
Matériel de jeu
Cadre photo
Boîtes à chaussuresqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Poteaux de délimitationqté 12
Goulottes de câblesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations : sans ces trois éléments, les réservations de stands, d’activités et de fournisseurs restent incertaines. Bloquez-les idéalement plusieurs semaines avant le marché.
Prévoyez un plan distinct pour les stands, la caisse et les activités enfants. Imprimez-le en plusieurs exemplaires et installez des panneaux de direction avant l’arrivée du public.
Pour les animations, préparez le matériel créatif, les tables et les chaises adaptées avant le jour J. Désignez au moins un bénévole responsable de chaque activité afin que les parents sachent à qui s’adresser.
Confirmez les délais de livraison et récupérez les produits frais le jour prévu. Les boissons doivent être mises au frais suffisamment tôt, tandis que le vin chaud, le café et la soupe nécessitent un contrôle des appareils avant l’ouverture.
Faites un inventaire final du matériel 24 à 48 heures avant l’événement : gobelets, tasses, bols, couverts, louches, pinces, glacières et équipements de maintien au chaud sont souvent oubliés au moment du chargement. Testez aussi la musique de Noël avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec activités pour enfants ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations d’activités et les fournisseurs doivent être confirmés avant d’envoyer les invitations.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum un bénévole par activité enfant, deux personnes pour l’accueil et la caisse, puis une personne chargée de la coordination. Ajoutez un relais pour les pauses si le marché dure plus de 3 heures.
Quand confirmer les besoins alimentaires des participants ?: Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrêtez la liste au plus tard 7 jours avant le marché. Gardez ces informations avec l’équipe chargée du service.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez le plan des stands, les badges, les panneaux, la playlist, les livraisons et l’inventaire du matériel. Mettez les boissons au frais et confirmez les horaires avec chaque fournisseur avant la fermeture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.