Checklist para organizar un mercado navideño con actividades infantiles

Organizar un mercado navideño con actividades infantiles exige coordinar puestos, proveedores, permisos y zonas para distintas edades. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerradas las reservas y autorizaciones antes de anunciarlo. Después tendrás que distribuir los puestos, gestionar las inscripciones y asignar voluntarios a cada franja horaria. Esta checklist también te ayuda a no olvidar los materiales de manualidades, la vajilla, las bebidas calientes y la logística de montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar las actividades infantiles
2 personas
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
Imprimir el plano
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar los horarios de entrega
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer carteles de ruta
2 personas
Preparar manualidades para niños
3 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar la música de Navidad
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Preparar las mesas de manualidades
2 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Preparar chocolate caliente
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar la entrada
2 personas

Evento

Abrir los puestos
6 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Supervisar manualidades infantiles
3 personas
Coordinar la lectura en voz alta
Acompañar el juego de Navidad
2 personas
Recibir a Papá Noel
2 personas
Coordinar la actividad de fotos
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer materiales de manualidades
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar las luces y los cables
Anunciar la última ronda de ventas
Cerrar los puestos
6 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Almacenar los alimentos de forma segura
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar tiendas y puestos
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas de cajacant. 2
Biombo para vestuario
Mesas para niñoscant. 4
Sillas para niñoscant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tazones para sopacant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 2
Calentador de vino calientecant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Bandejas de comidacant. 20

Equipo

Terminales de pago móvilescant. 2
Cajas de cajacant. 2
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Manteles de Navidadcant. 14
Figuras navideñascant. 10
Silla para Papá Noel
Pancartas con nombrescant. 30
Carteles de rutacant. 12

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 120
Rotuladorescant. 80
Pintura lavablecant. 12
Pincelescant. 40
Papel para manualidadescant. 500
Libros para colorearcant. 250
Delantalescant. 20
Tijeras para niñoscant. 20
Barras de pegamentocant. 40
Brillantinacant. 12
Pegatinas navideñascant. 300
Figuras navideñas de maderacant. 150
Pizarra para colorear
Libros de lecturacant. 8
Materiales de juego
Marco de fotos
Cajas de zapatoscant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Postes de delimitacióncant. 12
Canaletas para cablescant. 30

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las reservas antes de enviar las invitaciones. Como mínimo, confirma con varias semanas de antelación que el espacio admite carpas, puestos, cocina y actividades infantiles.
Diseña la distribución de los puestos antes de imprimir el plano. Reserva zonas diferenciadas para las mesas y sillas infantiles, las manualidades, la caja, la comida y el paso de visitantes.
Asigna voluntarios por turnos y entrega el plan de trabajo impreso. Para cada actividad infantil debe quedar claro quién recibe a los niños, quién prepara el material y quién controla los cambios de grupo.
Comprueba el material de cocina y servicio antes del día del mercado. Las máquinas de café, teteras, ollas para sopa, calentador de vino caliente, bandejas térmicas y neveras portátiles suelen descubrirse demasiado tarde.
Compra los productos frescos cerca del evento y enfría las bebidas con tiempo. Prepara también los carteles de ruta, las tarjetas de nombre y las manualidades al menos el día anterior para no montar todo a última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación, permisos y reservas; después cierra proveedores, inscripciones, voluntarios y materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?: Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y abre las inscripciones al mismo tiempo. Cierra el registro entre 5 y 7 días antes para poder recoger preferencias dietéticas y preparar los grupos infantiles.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para las actividades infantiles?: Calcula al menos 2 voluntarios por actividad: uno para recibir y supervisar a los niños y otro para preparar materiales y resolver incidencias. Si hay varios turnos, asigna un equipo distinto a cada franja.
¿Cuándo se prepara el montaje y la comida del mercado?: Haz el inventario y prepara carteles, tarjetas y manualidades el día anterior. Confirma los horarios de entrega con proveedores con 48 horas de margen y recoge los productos frescos el mismo día, antes de abrir.

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