Checkliste für den Weihnachtsmarkt mit Kinderaktivitäten
Ein Weihnachtsmarkt mit Kinderprogramm braucht mehr als Stände, Punsch und Dekoration. Plane Genehmigungen, Lieferzeiten und Helfer frühzeitig, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders Kinderangebote benötigen eigene Tische, Materialien und eine klare Betreuung. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Test der Weihnachtsmusik und hilft dir, fehlende Details rechtzeitig zu erkennen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinderaktivitäten festhalten
2 Personen
Standlayout ausarbeiten
2 Personen
Lageplan drucken
Freiwillige einteilen
Drehbuch ausdrucken
Lieferzeiten bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Kinderbasteln vorbereiten
3 Personen
Musik-Playlist erstellen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Weihnachtsmusik testen
2 Personen
Ort sauber übergeben
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stände aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kinderbereich einrichten
3 Personen
Basteltische bereitstellen
2 Personen
Glühwein vorbereiten
2 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Eingang vorbereiten
2 Personen
Event
Stände öffnen
6 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kinderbasteln betreuen
3 Personen
Vorlesen begleiten
Weihnachtsspiel begleiten
2 Personen
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
Fotoaktivität begleiten
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Kalte Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Bastelmaterialien auffüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Licht und Kabel prüfen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Stände schließen
6 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte und Stände abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 10
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 8
- KassentischeAnz. 2
- Umkleideschirm
- KindertischeAnz. 4
- KinderhochstühleAnz. 16
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- SuppenschalenAnz. 80
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- TeelöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 2
- GlühweinwärmerAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- LebensmittelboxenAnz. 20
Ausstattung
- Mobile KartenterminalsAnz. 2
- KassenkistenAnz. 2
- HandyladegeräteAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtstischdeckenAnz. 14
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- Weihnachtsmannstuhl
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
Kinderaktivitäten
- BuntstifteAnz. 120
- FilzstifteAnz. 80
- Abwaschbare FarbeAnz. 12
- PinselAnz. 40
- BastelpapierAnz. 500
- MalvorlagenAnz. 250
- SchürzenAnz. 20
- KinderschereAnz. 20
- KlebestifteAnz. 40
- GlitzerAnz. 12
- WeihnachtsaufkleberAnz. 300
- Hölzerne WeihnachtsfigurenAnz. 150
- Maltafel
- VorlesebücherAnz. 8
- Spielmaterialien
- Fotoraum
- SchuhkartonsAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- AbsperrpfostenAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- PutzeimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Genehmigungen, Ort und Reservierungen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Prüfe dabei auch, ob Partyzelte, Marktstände und die geplante Standaufteilung zum verfügbaren Platz passen.
- Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein und plane pro Kinderstation mindestens eine betreuende Person ein. Drucke Lageplan, Drehbuch und Wegweiser spätestens am Vortag aus, statt sie erst vor Ort zusammenzustellen.
- Erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit den Anmeldungen und prüfe danach die passenden Schalen, Teller und Servierutensilien. Für warme Speisen sollten Suppenkessel, Glühweinwärmer und Warmhaltebehälter vor dem Einkauf fest eingeplant sein.
- Bereite Kinderbasteln und andere Aktivitäten getrennt vom Verkaufsbereich vor. Stelle Kindertische und Kinderhochstühle mindestens einen Tag vorher bereit und kontrolliere, ob alle Materialien vollständig und sicher verwendbar sind.
- Bestätige Lieferzeiten 48 Stunden vor Beginn und lege frische Produkte sowie gekühlte Getränke erst kurz vor dem Markt bereit. Reinige die Kühlboxen, teste Kaffeemaschinen und Wasserkocher und stelle die Weihnachtsmusik vor dem Einlass probeweise an.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Kinderaktivitäten planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Lieferanten, Helfer und Kinderprogramm sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit Kinderprogramm?
- Plane pro Kinderaktivität mindestens eine betreuende Person und zusätzlich je eine Person für Kasse, Getränke und Aufbau ein. Bei mehreren Stationen sollte eine Reserve von 10 bis 20 Prozent eingeplant werden.
- Wann sollte man die Materialien für Kinderaktivitäten vorbereiten?
- Inventarisiere und besorge die Materialien spätestens 7 Tage vorher. Richte die Kindertische am Vortag ein und prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn, ob alles vollständig ist.
- Wann müssen Getränke und frische Produkte bereitstehen?
- Bestätige die Lieferzeiten 48 Stunden vorher. Stelle Getränke rechtzeitig zum Kühlen bereit und hole frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher ab.
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