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Organiser un Marché de Noël au Beursgebouw : la checklist

Un Marché de Noël au Beursgebouw demande une préparation suivie, car les exposants, le plan de salle, les livraisons et l’installation dépendent les uns des autres. Commence par fixer la date et les horaires, puis réserve le hall avant d’inscrire les exposants. Dans les semaines précédant l’événement, confirme les réservations, recueille les besoins alimentaires et organise les bénévoles. Le jour J, prévois assez de temps pour monter les stands, installer les tables, refroidir les boissons et préparer la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires

    2 personnes

  • Réserver le hall d'exposition

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Répartir les stands du marché

    2 personnes

  • Contacter les fournisseurs

    2 personnes

  • Inscrire les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier les informations aux visiteurs

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Planifier les livraisons

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Informer les exposants

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Trier les bons de consommation

    2 personnes

  • Étiqueter les stocks

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer les sapins de Noël

    3 personnes

  • Monter les stands de marché

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables hautes

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Préparer la musique de Noël

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Installer les flèches et les panneaux

    2 personnes

  • Contrôler les extincteurs

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Attribuer les emplacements des stands

    3 personnes

  • Faire monter les stands

    6 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Aménager le comptoir traiteur

    4 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Traiter les bons et les paiements

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Dégager les tables

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Fournir les informations aux visiteurs

    2 personnes

  • Diffuser de la musique de Noël

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Ranger le stock de restauration

    4 personnes

  • Faire démonter les stands

    6 personnes

  • Démonter les stands du marché

    6 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et la cuisine

    3 personnes

  • Nettoyer les sols

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rassembler le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    3 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 24
  • Tables pliantesqté 12
  • Tables bistrotqté 18
  • Chaisesqté 120
  • Tables hautesqté 12
  • Tabouretsqté 24
  • Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

  • Assiettesqté 150
  • Petits bolsqté 100
  • Tassesqté 150
  • Verresqté 150
  • Cuillères à caféqté 100
  • Fourchettesqté 150
  • Couteauxqté 150
  • Serviettesqté 500

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Bains-marieqté 4
  • Réfrigérateursqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Caissesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Pieds de sapin de Noëlqté 4

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 4
  • Boules de Noëlqté 200
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Couronnes de Noëlqté 8
  • Personnages de Noëlqté 12
  • Nappesqté 30
  • Draps de standqté 24
  • Panneaux directionnelsqté 12

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 24
  • Lampes LEDqté 20
  • Projecteurs lumineuxqté 4
  • Pilesqté 48

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Ciseauxqté 6
  • Verres doseursqté 4
  • Bacs de stockageqté 20
  • Thermosqté 8
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Plaques de cuissonqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Aspirateursqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 6
  • Chariots de ménageqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le hall et fixe les horaires avant de publier l’appel aux exposants : garde une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour traiter les inscriptions et confirmer les besoins de chacun.
  • Dessine le plan du marché avant de répartir les stands. Prévois des passages suffisamment larges, des tables hautes dans les zones de pause et un accès pratique pour les livraisons.
  • Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les exposants qui n’ont pas répondu 2 semaines avant le marché. Cela évite les achats de dernière minute.
  • Planifie les livraisons par créneaux horaires plutôt que toutes en même temps. Vérifie notamment l’accès aux prises pour les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs et terminaux de paiement.
  • Réserve le matin de l’événement pour l’installation : monte les stands, place les tables et les chaises, installe les sapins et les guirlandes, puis mets les boissons au frais avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de Noël au Beursgebouw ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer la date, réserver le hall et établir le plan ; les dernières sont consacrées aux confirmations, aux achats et à l’installation.
Quand faut-il inscrire les exposants du Marché de Noël ?
Ouvre les inscriptions au moins 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite 3 à 4 semaines avant. Garde ensuite 7 à 10 jours pour traiter les demandes et répartir les stands.
Combien de boissons prévoir pour un Marché de Noël ?
Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et le public attendu. Achète les boissons au plus tard 2 à 3 jours avant et mets-les au frais le jour même.
Quand installer les stands et les décorations au Beursgebouw ?
Commence l’installation au moins 4 heures avant l’ouverture au public. Monte d’abord les stands et les tables, puis installe les sapins, les guirlandes, les espaces de restauration et enfin la caisse et la signalétique.

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