Checklist para organizar un mercado navideño en un recinto ferial

Organizar un mercado navideño en un recinto ferial exige cerrar primero la fecha, el horario y la distribución del espacio. Después hay que coordinar los puestos, proveedores, inscripciones, voluntarios y entregas, sin dejar para el último día los cobros ni la información para visitantes. El montaje incluye puestos, mesas, sillas, mesas altas, árboles y decoración. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen retrasarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el recinto ferial
Crear un plano del mercado
2 personas
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Inscribir a los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información para visitantes
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar las entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Informar a los expositores
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Ordenar vales de consumo
2 personas
Etiquetar el inventario
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar mesas altas
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la música de Navidad
Comprobar los baños
2 personas
Colocar flechas y carteles
2 personas
Comprobar los extintores
Preparar el material de primeros auxilios
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
3 personas
Dejar que los encargados de los puestos monten
6 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el mostrador de catering
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la entrada
2 personas
Gestionar recibos y pagos
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar los baños
Dar información a los visitantes
2 personas
Poner música navideña
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger el material de catering
4 personas
Hacer que los expositores desmonten el puesto
6 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 12
Mesas bistrocant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Taburetescant. 24
Percheroscant. 4

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 100
Tazascant. 150
Vasoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Servilletascant. 500

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Altavocescant. 2
Micrófono
Cajas registradorascant. 3
Datáfonoscant. 3
Soportes para árbol de Navidadcant. 4

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 200
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 30
Manteles para puestoscant. 24
Señales de orientacióncant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 24
Lámparas LEDcant. 20
Proyectores de luzcant. 4
Bateríascant. 48

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Termoscant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de hornocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la reserva del recinto antes de abrir las inscripciones. Necesitas el plano para decidir cuántos puestos caben y dónde irán las mesas, las sillas y las zonas de paso.
Pide a cada expositor sus necesidades al inscribirse: espacio, electricidad, mobiliario y preferencias dietéticas si ofrecerá comida. Confirma las reservas por escrito al menos 7 días antes.
Planifica las entregas por franjas horarias y comunica a los expositores cuándo pueden entrar. Así evitas que todos lleguen a la vez y bloqueen el montaje de los puestos.
Prepara con antelación la caja registradora, los datáfonos, el cambio y los vales de consumo. Comprueba también cables alargadores, regletas, máquinas de café, neveras y equipos de sonido antes de abrir.
Monta primero los puestos y la señalización, y deja los aperitivos, las bebidas frías y la decoración navideña para la fase final. Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para revisar inventario, árboles, mesas y sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, diseñar el plano y contactar con proveedores. Las inscripciones pueden abrirse después de confirmar el número de puestos disponibles.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Envía la confirmación definitiva al menos 7 días antes del mercado. Incluye el horario de llegada, la ubicación del puesto, las necesidades eléctricas y las instrucciones de montaje.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado navideño?: Reserva como mínimo 2 horas para montar puestos, mesas, sillas, mesas altas, árboles y decoración. Añade tiempo adicional si hay muchos expositores o entregas escalonadas.
¿Qué hay que preparar para cobrar en un mercado navideño?: Ten listas las cajas registradoras, los datáfonos, el cambio y los vales de consumo antes del montaje final. Haz una prueba de cada dispositivo el mismo día y guarda material de reserva en un punto accesible.

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