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Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Beursgebouw

Ein Weihnachtsmarkt im Beursgebouw braucht mehr als Stände und Weihnachtsbäume. Du musst zuerst Gebäude, Datum und Marktplan festlegen, danach Standbetreiber, Lieferungen und Helfer koordinieren. Kurz vor dem Termin zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks, Wechselgeld und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich durch die 71 Aufgaben und 56 benötigten Dinge – von der ersten Reservierung bis zum Aufstellen der Tische und Stände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Messegebäude reservieren

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Marktstände einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen planen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Verzehrbons sortieren

    2 Personen

  • Bestand etikettieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Weihnachtsbäume aufstellen

    3 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stehtische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Weihnachtsmusik bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Pfeile und Schilder aufstellen

    2 Personen

  • Feuerlöscher prüfen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Standbetreiber mit dem Aufbau beginnen lassen

    6 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringtheke einrichten

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Belege und Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherinformationen geben

    2 Personen

  • Weihnachtsmusik abspielen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Cateringvorräte aufräumen

    4 Personen

  • Standbetreiber beim Abbau unterstützen

    6 Personen

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr und Küche reinigen

    3 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 24
  • KlappischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 18
  • StühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 12
  • HockerAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 100
  • TassenAnz. 150
  • GläserAnz. 150
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • ServiettenAnz. 500

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • KassenAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • WeihnachtsbaumständerAnz. 4

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 200
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 30
  • StandtücherAnz. 24
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 24
  • LED-LampenAnz. 20
  • LichtprojektorenAnz. 4
  • BatterienAnz. 48

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ScherenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • BackblecheAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Messegebäude und lege Datum sowie Öffnungs- und Aufbauzeiten früh fest. Plane zusätzlich Zeit für Lieferungen, den Aufbau der Marktstände und den Abbau ein – nicht nur für die Besucheröffnungszeit.
  • Teile die Marktstände erst nach einem einfachen Marktplan ein. Berücksichtige dabei Laufwege, Sitzplätze, Stehtische, Stromanschlüsse sowie den Platz für Kassen und Kartenlesegeräte.
  • Fordere Ernährungswünsche und Anmeldungen mit einer festen Frist an, zum Beispiel 14 Tage vor dem Weihnachtsmarkt. Bestätige Reservierungen anschließend gesammelt und veröffentliche Besucherinformationen rechtzeitig.
  • Plane Getränke und verderbliche Waren nach der erwarteten Besucherzahl und dem Standangebot. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt und etikettiere den Bestand, damit Nachschub und Ausgabe nicht durcheinandergeraten.
  • Bereite Kassen, Wechselgeld und Verzehrbons spätestens am Vortag vor. Prüfe außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlschränke und Verlängerungskabel vor dem Aufbau auf Vollständigkeit und Funktion.

Häufige Fragen

Wie früh muss man das Beursgebouw für einen Weihnachtsmarkt reservieren?
Kläre die Reservierung möglichst mehrere Monate vor dem Termin, besonders wenn du viele Marktstände und Lieferanten koordinierst. Spätestens vor der Anmeldung der Standbetreiber müssen Datum, Uhrzeiten und verfügbare Fläche feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt anmelden?
Setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage, um Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und den Marktplan zu bestätigen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts im Beursgebouw?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Marktstände, Klapptische, Bistrotische, Stühle, Stehtische und Dekoration ein. Bei vielen Lieferungen oder mehreren Weihnachtsbäumen solltest du zusätzliche Helfer und Zeit einrechnen.
Wann sollte man Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Bereite Snacks am Veranstaltungstag nach einem festen Ablauf vor und stelle Getränke einige Stunden vor Beginn kalt. Kasse, Wechselgeld, Verzehrbons und etikettierter Bestand sollten bereits am Vortag bereitliegen.

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