Organiser un marché de Noël antique : la checklist complète

Un marché de Noël antique demande une préparation plus précise qu’une simple vente de quartier : les vendeurs doivent connaître leurs conditions, les tables doivent être attribuées et le plan du site doit être lisible. Commence par fixer la date et les horaires, puis traite les inscriptions avant de commander ou préparer la nourriture. Dans les derniers jours, vérifie les autorisations, l’assurance, les branchements électriques et les moyens de paiement. Le jour même, garde du temps pour l’installation, le contrôle du site et les boissons chaudes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Contacter les vendeurs participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les conditions du marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de table
2 personnes
Confirmer les réservations
Créer le plan du marché
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Déterminer les prises de courant et les chemins de câbles
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Imprimer les informations visiteurs
Créer les tarifs pour le traiteur
2 personnes
Récupérer de l’argent liquide pour la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les produits de boulangerie
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
Réunir le matériel par stand
3 personnes
Inspecter le site du marché
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les portants à vêtements
3 personnes
Accrocher les numéros de table
2 personnes
Installer les lumières de Noël
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Aménager la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Décharger les pièces de marché aux antiquités
8 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Vérifier les stands du marché
3 personnes
Préparer les stocks de catering
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier les guirlandes de Noël
Prélever la caisse en espèces
2 personnes
Avertir les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Décharger les antiquités
8 personnes
Ranger le stock de restauration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables de marchéqté 18
Chaises pliantesqté 30
Portants à vêtementsqté 6
Tabourets pliantsqté 12
Nappesqté 18
Chariots de transportqté 3
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Décorations de tableqté 12
Numéros de tableqté 18
Panneaux de plan du siteqté 3
Panneaux en ardoiseqté 6
Costume de Père Noël

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lanternes LEDqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Bains-marieqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 6
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Couteaux de découpeqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et les horaires au moins 8 semaines à l’avance, puis envoie les invitations et les conditions du marché ensemble. Les vendeurs doivent savoir rapidement ce qu’ils apportent, ce qui est fourni et à quelle heure ils peuvent s’installer.
Traite les inscriptions avant de créer le plan du marché. Demande les besoins alimentaires et électriques, puis attribue les numéros de table au moins 10 jours avant l’ouverture afin de pouvoir confirmer chaque réservation.
Vérifie les autorisations, les déclarations et les informations d’assurance au plus tard 4 semaines avant le marché. Les besoins en prises, rallonges et chemins de câbles doivent être définis sur le plan, pas improvisés le matin de l’événement.
Prépare les paiements en deux circuits : teste les caisses et les terminaux la veille, et récupère l’argent liquide pour la monnaie avant l’ouverture. Prévois aussi des calculatrices et une personne capable de résoudre un problème de paiement sans bloquer un stand.
Regroupe le matériel par stand avant l’installation : nappes, numéros de table, décoration, rallonges et boîtes de rangement. Remplis les glacières, prépare les boissons chaudes et installe les tables et les chaises suffisamment tôt pour garder au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël antique ?: Commence environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les autorisations et le plan des stands prennent généralement plus de temps que l’achat de décoration ou de nourriture.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les tentes, tables, chaises, portants, décoration et branchements. Ajoute 30 minutes de marge pour inspecter le site, tester les caisses et corriger un emplacement de stand.
Quand confirmer les vendeurs d’un marché de Noël ?: Confirme les réservations environ 10 jours avant l’ouverture, une fois les besoins alimentaires, les numéros de table et les besoins électriques recueillis. Envoie ensuite la liste des vendeurs et le plan du marché au plus tard 3 jours avant l’événement.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour les boissons chaudes, compte environ 2 portions par visiteur attendu si la météo est froide, avec une marge de 10 %. Prépare les thermos et les bouilloires en fonction des périodes d’affluence plutôt que de tout servir dès l’ouverture.

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