Checklist para organizar un mercado navideño de antigüedades

Organizar un mercado navideño de antigüedades requiere coordinar a vendedores, visitantes, puestos y catering sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden habitual: fecha y reservas, permisos, plano, compras, cobros y montaje. Incluye también los detalles que suelen olvidarse, como confirmar las preferencias dietéticas, probar los datáfonos y proteger los cables. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Contactar a los vendedores participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar las condiciones del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de mesa
2 personas
Confirmar las reservas
Crear un plano del mercado
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
Imprimir lista de vendedores
Imprimir la información para visitantes
Hacer listas de precios para el catering
2 personas
Sacar efectivo para cambio
Hacer la compra
3 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar productos de repostería
3 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
Agrupar los materiales por puesto de mercado
3 personas
Inspeccionar la ubicación del mercado
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y percheros
3 personas
Colgar los números de mesa
2 personas
Colgar las luces de Navidad
3 personas
Colocar la decoración
3 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Montar la caja y el punto de pago con tarjeta
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Reabastecer los baños
2 personas
Descargar piezas antiguas de mercado
8 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Revisar los puestos del mercado
3 personas
Preparar el stock de catering
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir aperitivos y pasteles
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar las luces de Navidad
Retirar efectivo de caja
2 personas
Avisar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y el catering
3 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Descargar mercancías antiguas
8 personas
Recoger el material de catering
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas de mercadocant. 18
Sillas plegablescant. 30
Percheroscant. 6
Taburetes plegablescant. 12
Mantelescant. 18
Carros de transportecant. 3
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 10
Decoraciones de mesacant. 12
Números de mesacant. 18
Paneles de mapacant. 3
Pizarrascant. 6
Disfraz de Papá Noel

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Faroles LEDcant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Calculadorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Mantener calientecant. 3
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Placas de induccióncant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Cucharonescant. 6
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cuchillos de cortecant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y las reservas de los vendedores con varias semanas de margen. Envía las condiciones del mercado junto con la invitación y pide las preferencias dietéticas antes de comprar comida.
Asigna un número a cada mesa y prepara el plano del mercado antes del montaje. Imprime una lista de vendedores y la información para visitantes para que nadie tenga que resolver preguntas básicas en la entrada.
Define los puntos de electricidad y el recorrido de cada cable antes de colocar las mesas. Usa alargadores, regletas y canaletas para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
Prueba las cajas registradoras y los datáfonos antes de abrir, y prepara efectivo para cambio. Lleva también calculadoras y comprueba que cada puesto tenga los materiales agrupados que necesita.
Prepara las bebidas calientes, la repostería y las neveras portátiles siguiendo el horario de apertura, no la noche anterior. Revisa las carpas, mesas, sillas y la decoración navideña durante una inspección final del lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de antigüedades?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, contactar con los vendedores y gestionar las inscripciones. Deja los últimos 7 días para confirmar reservas, imprimir documentos, comprar y probar los equipos de cobro.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado?: Confirma las reservas entre 10 y 14 días antes del evento, cuando ya puedas asignar números de mesa y preparar el plano. Aprovecha ese contacto para recordar las condiciones, el horario y cualquier dato pendiente del seguro.
¿Cuánto cambio en efectivo necesito para un mercado de antigüedades?: Calcula el cambio según el número de puestos y las ventas previstas, y prepara al menos una reserva separada para cada caja registradora. Tenlo listo el mismo día, antes de que lleguen los primeros visitantes, y no dependas únicamente de los datáfonos.
¿Cuándo se debe comprobar la instalación eléctrica del mercado?: Haz una primera revisión durante la inspección del lugar y una segunda el día del montaje, antes de abrir. Comprueba todos los puntos de conexión, prueba los equipos y cubre los cables que crucen zonas de paso con canaletas.

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