Checklist pour organiser le Marché de la place

Un marché sur la place demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut réserver le matériel, organiser les emplacements, vérifier l’électricité et anticiper la météo avant l’installation. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 60 fournitures nécessaires, dans l’ordre où les préparer. Vous saurez quoi confirmer plusieurs semaines à l’avance et quoi contrôler le matin du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Créer les conditions du marché pour les exposants
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Répartir les emplacements
2 personnes
Recenser les besoins en énergie
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations de matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Plan du site pour la place
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Imprimer le programme et les panneaux d'orientation
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes
Contrôler la place
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Installer les barrières
3 personnes
Décharger les stands et les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons dans les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Installer les panneaux de prix et d'information
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le point d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le stock de café
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les places assises
Dégager les voies de circulation
Allumer l’éclairage
Fournir la musique
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clore la vente et la musique
3 personnes

Suivi

Faire sortir les exposants
3 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Balayer la place
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la place
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 36
Tables hautesqté 4
Couverturesqté 18

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Lampes de tableqté 6
Numéros de standqté 12
Caissesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Distributeurs automatiquesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Panneaux de directionqté 8
Barrières de sécuritéqté 10
Flèches de signalisationqté 12
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Sangles d'arrimageqté 12
Lests de tenteqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Banderoles de la placeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports pour serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis demandez les autorisations nécessaires avant d’inviter les exposants. Prévoyez un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour éviter de bloquer l’organisation.
Demandez à chaque exposant ses besoins en énergie et ses besoins alimentaires dès l’inscription. Regroupez les réponses dans un plan de la place afin de placer les stands, les tables et les rallonges sans improviser.
Confirmez les exposants et leurs emplacements au plus tard 7 jours avant le marché. Envoyez ensuite le plan, les horaires de livraison et les consignes pratiques dans un seul message.
Réservez les tentes, stands, tables, chaises et équipements audio dès que le nombre d’exposants est connu. Ajoutez les rallonges, multiprises et passe-câbles au contrôle du matériel : ces accessoires sont souvent oubliés.
La veille, vérifiez les prévisions météo, refroidissez les boissons et préparez la protection contre les intempéries. Le jour J, contrôlez la place avant de décharger, puis installez les barrières et les stands avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché sur une place ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, recruter les exposants, réserver le matériel et confirmer le plan de la place.
Quand faut-il confirmer les exposants du Marché de la place ?: Confirmez les exposants environ 7 jours avant l’événement. Envoyez à ce moment leur emplacement, les horaires, les informations d’accès et les besoins pratiques à vérifier.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des stands ?: Recensez les besoins électriques de chaque exposant dès l’inscription. Prévoyez ensuite des rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés, puis testez l’installation avant l’ouverture.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Mettez en place les stocks non périssables la veille et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à servir. Confirmez aussi les délais de livraison avant le jour du marché.

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