Checklist para organizar un mercado de la plaza

Organizar un mercado de la plaza exige coordinar permisos, expositores, puestos, suministros y montaje en un orden claro. Empieza por reservar la plaza y tramitar las autorizaciones; después confirma quién participa y qué necesita cada puesto. Durante la última semana se cierran el plano, las entregas, la compra y la información al público. El día anterior se enfrían las bebidas, se preparan las provisiones y se revisa la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la plaza
2 personas
Solicitar los permisos necesarios
Crear las condiciones del mercado para los puestos
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Asignar puestos
2 personas
Inventariar las necesidades de electricidad
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas de material
Enviar invitaciones
2 personas
Crear el plano de la plaza
Enviar información a los expositores
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a informar a los expositores
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Imprimir el programa y los carteles de ruta
Preparar la protección contra el clima
2 personas
Comprobar la plaza
2 personas
Confirmar los horarios de entrega
Colocar las barreras
3 personas
Descargar puestos y mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Poner las bebidas en las neveras
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Colocar los carteles de precios e información
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender el punto de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las mesas y los asientos
Mantener libres las vías de paso
Encender la iluminación
Proporcionar la música
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y la música
3 personas

Seguimiento

Despachar a los expositores
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Barrer la plaza
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Realizar la revisión final de la plaza
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 36
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 18

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Lámparas de mesacant. 6
Números de puestos de mercadocant. 12
Cajas registradorascant. 4
Cajas de caudalescant. 4
Cajeros automáticoscant. 4
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 4
Señales de rutacant. 8
Vallas de separacióncant. 10
Flechas direccionalescant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Manta ignífugacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Correas de amarrecant. 12
Pesos para carpascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de la plazacant. 4
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portatoallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la plaza y los permisos con varias semanas de margen. Sin esa confirmación no conviene invitar a los expositores ni reservar carpas, mesas y puestos.
Pide a cada expositor sus necesidades de electricidad y sus preferencias dietéticas al inscribirse. Así puedes calcular cables alargadores, regletas y opciones de comida antes de hacer la compra.
Dibuja el plano de la plaza antes de asignar los puestos. Deja los recorridos despejados y comprueba que las barreras, las mesas, las sillas y las carpas caben sin bloquear las entregas.
Confirma los horarios de entrega pocos días antes y vuelve a informar a los expositores si cambia la previsión del tiempo. Prepara con antelación la protección contra la lluvia o el sol, en lugar de improvisarla el mismo día.
Haz la comprobación final de la plaza antes de descargar el material. Revisa electricidad, sonido, iluminación, carteles, vajilla reutilizable, bebidas enfriadas y provisiones no perecederas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado en la plaza?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, solicitar permisos e invitar a los expositores. Reserva el material y cierra las inscripciones durante las 3 semanas siguientes.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Haz un primer plano cuando conozcas las necesidades de los expositores y ciérralo entre 7 y 10 días antes. Envíalo junto con los horarios de entrega y las instrucciones de montaje.
¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?: Prepara las provisiones no perecederas el día anterior y enfría las bebidas con suficiente margen para que estén listas al abrir. La compra de productos frescos debe hacerse lo más cerca posible del mercado.
¿Qué hay que revisar el día del mercado?: Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para comprobar la plaza, colocar barreras, descargar puestos y mesas y revisar electricidad, sonido, iluminación y carteles. Haz una última comprobación de la previsión meteorológica antes de empezar el montaje.

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