Organiser le Marché de la Libération : la checklist complète

Un Marché de la Libération réussi se prépare par étapes, bien avant l’installation des stands. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve les équipements et lance les démarches administratives. Les inscriptions des exposants, les bénévoles, la circulation et la communication demandent plusieurs semaines de suivi. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 53 fournitures du plan, jusqu’aux impressions, aux badges et aux derniers contrôles avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du marché
2 personnes
Demander un permis d’événement
Soumettre le plan de circulation
Réserver les stands du marché
Réserver l’alimentation électrique
Réserver les toilettes
Réserver l’enlèvement des déchets
Dessiner le plan des stands
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des exposants
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Délimiter le site du marché
4 personnes
Réception des stands
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
Réapprovisionner le stock restant
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Tenir le comptoir de catering
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Annoncer le programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Retirer les panneaux du marché
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les stands
3 personnes
Faire enlever les bennes à déchets
Gérer la caution et les clés
Rassembler les factures des fournisseurs
Remercier les exposants
Faire le suivi des objets trouvés
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Comptoirsqté 2
Caissesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 20
Fanions orangeqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Nappesqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Housses de tables hautesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Le permis d’événement et le plan de circulation peuvent nécessiter des échanges avant validation.
Réserve tôt les stands, les tentes, l’électricité, les toilettes et l’enlèvement des déchets. Deux à trois semaines avant l’événement, vérifie par écrit les horaires de livraison et de reprise de chaque prestataire.
Ne te limite pas à compter les exposants : demande aussi leurs besoins alimentaires et techniques lors de l’inscription. Prépare ensuite un plan des stands avec les accès, les câbles protégés par des passe-câbles et les zones de circulation.
Prévois les bénévoles par créneaux plutôt qu’une simple liste de noms. Confirme les responsables et les moyens de communication, notamment les talkies-walkies et le mégaphone, au plus tard la semaine précédant le marché.
Garde la préparation finale pour les derniers jours : météo, liste imprimée des exposants, panneaux d’itinéraire, bracelets, badges et stocks non périssables. Fais les courses après ces vérifications afin d’éviter les achats inutiles ou les ruptures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser le Marché de la Libération ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de valider le plan de circulation, de réserver les équipements et de traiter les inscriptions des exposants.
Combien de temps laisser les inscriptions des exposants ouvertes ?: Une période de 3 à 4 semaines permet généralement de recevoir les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer la composition du marché. Ferme les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement pour finaliser le plan des stands.
Quand recruter les bénévoles pour le Marché de la Libération ?: Commence le recrutement 4 à 6 semaines avant le marché. Répartis les bénévoles par missions et par créneaux au plus tard 7 jours avant, puis envoie les consignes et les horaires définitifs.
Que vérifier la veille du Marché de la Libération ?: Vérifie les prévisions météo, les livraisons, l’électricité, les toilettes et l’enlèvement des déchets. Prépare aussi les stocks non périssables et regroupe la liste des exposants, les panneaux, les bracelets et les badges pour l’installation.

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