Checklist para organizar un Mercado de la Liberación

Organizar un Mercado de la Liberación requiere coordinar permisos, puestos, expositores, servicios y voluntarios en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación el plan de tráfico, la electricidad, los aseos y la recogida de residuos. Después podrás abrir las inscripciones, preparar el plano de los puestos y publicar el programa. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para llegar al montaje con todo controlado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del mercado
2 personas
Solicitar el permiso del evento
Presentar el plan de tráfico
Reservar puestos de mercado
Reservar el suministro eléctrico
Reservar los aseos
Reservar recogida de residuos
Dibujar el plano de los puestos
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Abrir inscripciones
Procesar las inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Publicar el programa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de expositores
Imprimir señales de ruta
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Delimitar el recinto del mercado
4 personas
Recibir los puestos
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Reponer el último stock
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender el mostrador de catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Anunciar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Cerrar la venta y el catering
3 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Asegurar los objetos perdidos
Retirar los carteles del mercado
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los puestos
3 personas
Recoger los contenedores de residuos
Gestionar la fianza y las llaves
Recoger facturas de proveedores
Agradecer a los expositores
Gestionar los objetos perdidos
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mostradorescant. 2
Cajonescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 20
Guirnaldas naranjascant. 10
Guirnaldas de papelcant. 12
Mantelescant. 12
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Fundas para mesas altascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso del evento y presenta el plan de tráfico cuanto antes: ambos trámites pueden condicionar la fecha definitiva y la distribución de los puestos.
Cierra las reservas de puestos de mercado, carpas, suministro eléctrico, aseos y recogida de residuos antes de invitar a los expositores. Si falta uno de estos servicios, el plano no estará completo.
Procesa las inscripciones antes de imprimir la lista de expositores y el plano. Aprovecha ese momento para recoger las preferencias dietéticas y preparar las acreditaciones y pulseras.
Asigna los voluntarios por zonas y turnos, incluyendo accesos, puestos, orientación y apoyo técnico. Comprueba que haya walkie-talkies, un megáfono y linternas a pilas disponibles para la jornada.
Revisa el pronóstico del tiempo pocos días antes y comprueba carpas, iluminación y cables. Ten preparadas las provisiones no perecederas, los vasos reutilizables, las tazas, los platos y los cubiertos antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para un Mercado de la Liberación?: Preséntalo antes de cerrar definitivamente la fecha y el lugar, y deja varias semanas para posibles correcciones. El permiso y el plan de tráfico deben estar resueltos antes de confirmar la distribución de los puestos.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones de los expositores?: Ábrelas después de reservar los puestos y los servicios básicos, y antes de publicar el programa. Ciérralas con tiempo suficiente para procesar los datos, dibujar el plano e imprimir la lista de expositores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar el mercado?: El número depende del tamaño y del número de puestos, pero asigna como mínimo una persona responsable por cada zona de trabajo y añade un equipo para accesos y apoyo. Define los turnos antes del evento y entrega las instrucciones con varios días de antelación.
¿Cuándo hay que revisar el material y el pronóstico del tiempo?: Haz una primera comprobación al preparar el montaje y revisa el pronóstico de nuevo entre 48 y 24 horas antes. En ese momento confirma carpas, mesas, iluminación, cables, reservas y provisiones.

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