Checklist pour organiser un marché de la fête des Mères

Un marché de la fête des Mères demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le lieu et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, l’emplacement et les autorisations, puis structurez les inscriptions et le plan du marché. La dernière semaine sert à confirmer les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les tentes, les stands, la signalétique et les boissons avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Imprimer le plan
Créer la signalisation
2 personnes
Confirmer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Décorer les tables de stand
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier la caisse
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le programme
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Annoncer le dernier tour

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Nappes de table de standqté 12
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceinte portable
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux de la fête des Mèresqté 4
Guirlandes en papierqté 12
Compositions floralesqté 10
Décoration de tableqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Poids pour ballonsqté 8
Pots de fleursqté 10
Numéros de tableqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pichets de serviceqté 6
Bouteilles isothermesqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 18
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Poubelles à verreqté 2
Sets de balaiqté 3
Sets de boîtes de conserveqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Gants de travailqté 8

Informations

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 250
Plansqté 150
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Caisse

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Plateaux pour espècesqté 4
Listes de prixqté 8
Carnets de ticketsqté 4
Tapis de comptage d'argentqté 2

Autre

Sangles croiséesqté 8
Piquetsqté 48
Marteaux en caoutchoucqté 4
Roll-containersqté 4
Caisses de rangementqté 20
Parapluiesqté 2
Boîte des objets trouvés

Conseils

Bloquez la configuration du marché au moins 3 semaines à l’avance : attribuez chaque emplacement et imprimez un plan lisible pour les exposants et les bénévoles.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis confirmez-les 7 jours avant le marché. Cela évite de découvrir trop tard une allergie ou une demande particulière.
Contrôlez les autorisations, les prises électriques et les rallonges au plus tard 10 jours avant l’installation. Les machines à café, bouilloires et éclairages ne doivent pas partager une multiprise surchargée.
Préparez la signalétique avant le jour J : numéros de table, flèches, programme et points d’accueil doivent être imprimés et regroupés dans une caisse dédiée.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis inspectez le site le matin même. Installez les tentes de réception avec leurs poids avant de placer les tables, les décorations et les produits frais.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de la fête des Mères ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les exposants, les autorisations et la réservation du matériel prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand confirmer les exposants du marché ?: Demandez les inscriptions au moins 4 semaines avant, puis envoyez une confirmation définitive 7 jours avant. À ce moment-là, validez l’emplacement, les besoins électriques et les informations du programme.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture pour installer les tentes, les stands, les tables, la signalétique et les boissons. Ajoutez 30 minutes pour une inspection finale du site.
Quand préparer les boissons et les produits frais ?: Refroidissez les boissons la veille et récupérez les produits frais le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Gardez les glacières fermées jusqu’à la mise en place des stands.

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