Checklist para organizar un Mercado del Día de la Madre
Un Mercado del Día de la Madre necesita más coordinación que una simple reunión: hay expositores, puestos, permisos, electricidad, señalización y productos frescos. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el recinto hasta montar las carpas. También contempla lo que suele olvidarse, como recoger preferencias dietéticas, preparar el efectivo de caja, enfriar las bebidas y revisar el pronóstico antes del montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Imprimir el plano
Crear la señalización
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el efectivo de caja
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Decoración de las mesas del puesto
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Comprobar los baños
Preparar la inauguración
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el puesto de información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar el dinero de caja
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar el programa
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Anunciar la última ronda
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 60
- Taburetes de barcant. 8
- Manteles para mesas del puestocant. 12
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Altavoz portátil
- Micrófono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 10
- Bateríascant. 24
Decoración
- Banderas del Día de la Madrecant. 4
- Guirnaldas de papelcant. 12
- Arreglos floralescant. 10
- Decoración de mesacant. 12
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Pesos para globoscant. 8
- Macetascant. 10
- Números de mesacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras para servircant. 6
- Botellas térmicascant. 4
- Pinzas de cocinacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 18
- Papel de aluminiocant. 3
- Recipientes herméticoscant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores para vidriocant. 2
- Sets de escobacant. 3
- Sets de latascant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cubetas para lavarcant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Guantes de trabajocant. 8
Información
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 150
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 200
Caja registradora
- Cajas de cajacant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Bandejas para efectivocant. 4
- Listas de precioscant. 8
- Talonarios de reciboscant. 4
- Tapetes para contar dinerocant. 2
Otros
- Cinchas cruzadascant. 8
- Estacascant. 48
- Martillos de gomacant. 4
- Contenedores rodantescant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Paraguascant. 2
- Caja de objetos perdidos
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de contactar definitivamente con los expositores. Deja al menos 2 semanas para corregir cambios de ubicación, horarios o requisitos del lugar.
- Dibuja la distribución antes de asignar los puestos: reserva espacio para pasillos, mesas, sillas, electricidad y zonas de servicio. Imprime al menos 2 copias del plano para el equipo de montaje.
- Confirma con cada expositor sus necesidades de electricidad y mobiliario con 7 días de antelación. Comprueba que los cables alargadores y las regletas alcanzan sin cruzar los recorridos del público.
- Haz el inventario y la compra entre 1 y 2 días antes; recoge los productos frescos el mismo día. Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara aperitivos, tazas y vasos antes de abrir.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y dales un punto de contacto claro. El día anterior revisa el pronóstico, la iluminación, las baterías y los soportes de las carpas y la decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado del Día de la Madre?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, recinto, permisos y expositores. Deja la última semana para cerrar espacios, voluntarios, compras y señalización.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?
- Confirma las inscripciones y asigna los espacios como mínimo 7 días antes. Envía entonces el plano, el horario de montaje y las necesidades de electricidad a cada expositor.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene revisar el inventario, imprimir el programa y el plano, preparar los materiales, organizar el efectivo de caja y comprobar el pronóstico. También puedes dejar listas la señalización, la decoración y las bebidas para enfriarlas con tiempo.
- ¿Cuándo se montan las carpas del Mercado del Día de la Madre?
- Monta las carpas después de inspeccionar el recinto y comprobar la distribución, los puntos de electricidad y el tiempo. Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para fijar soportes, colocar mesas y señalizar los puestos.
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