Organiser un marché de la fête des Mères, étape par étape
Un marché de la fête des Mères demande surtout une bonne organisation des exposants, des stands et des flux de visiteurs. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construisez le plan du marché avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, l’électricité, la météo et le montage des tentes sont souvent réglés trop tard. En suivant un calendrier précis, vous gardez du temps pour les vérifications finales et l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 8
Faire les réservations
- 9
Vérifier les autorisations
- 10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 11
Imprimer le plan
- 12
Créer la signalisation
2 personnes
- 13
Confirmer les exposants
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Imprimer le programme
- 16
Vérifier les stocks
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
- 21
Préparer la caisse
2 personnes
- 22
Préparer le matériel
3 personnes
- 23
Vérifier les prévisions météo
- 24
Inspecter le site
2 personnes
- 25
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Marquer les emplacements
2 personnes
- 28
Accueillir les exposants
3 personnes
- 29
Décorer les tables de stand
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer l'éclairage
2 personnes
- 32
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 33
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 34
Mettre en place le point café
2 personnes
- 35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 36
Aménager le stand d'information
2 personnes
- 37
Vérifier les toilettes
- 38
Préparer l’ouverture
2 personnes
Événement
- 39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 40
Tenir le stand d'information
2 personnes
- 41
Soutenir les exposants
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 46
Rassembler les déchets
2 personnes
- 47
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
- 48
Vérifier la caisse
2 personnes
- 49
Allumer l’éclairage
- 50
Annoncer le programme
- 51
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 52
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 53
Annoncer le dernier tour
Suivi
- 54
Clôturer la caisse
2 personnes
- 55
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
- 56
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 57
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 60
Retirer la décoration
3 personnes
- 61
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 62
Évacuer les déchets
3 personnes
- 63
Faire la vaisselle
3 personnes
- 64
Nettoyer le site
3 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 67
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 68
Enregistrer les objets trouvés
- 69
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 12
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Tabourets de barqté 8
- Nappes de table de standqté 12
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Thermosqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Enceinte portable
- Microphone
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lanternes LEDqté 10
- Pilesqté 24
Décoration
- Drapeaux de la fête des Mèresqté 4
- Guirlandes en papierqté 12
- Compositions floralesqté 10
- Décoration de tableqté 12
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Poids pour ballonsqté 8
- Pots de fleursqté 10
- Numéros de tableqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 40
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Pichets de serviceqté 6
- Bouteilles isothermesqté 4
- Pinces de cuisineqté 6
- Pains de glaceqté 18
- Papier aluminiumqté 3
- Boîtes de conservationqté 12
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Poubelles à verreqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Sets de boîtes de conserveqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Tapis antidérapantsqté 6
- Gants de travailqté 8
Informations
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux indicateursqté 12
- Flyers du programmeqté 250
- Plansqté 150
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 200
Caisse
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Plateaux pour espècesqté 4
- Listes de prixqté 8
- Carnets de ticketsqté 4
- Tapis de comptage d'argentqté 2
Autre
- Sangles croiséesqté 8
- Piquetsqté 48
- Marteaux en caoutchoucqté 4
- Roll-containersqté 4
- Caisses de rangementqté 20
- Parapluiesqté 2
- Boîte des objets trouvés
Conseils
- Commencez par le lieu et le plan : prévoyez les emplacements des stands, les tables, les chaises, les passages et les points d’alimentation avant de confirmer les exposants. Imprimez ensuite un plan exploitable par les bénévoles.
- Contactez les exposants au moins 3 semaines avant le marché. Demandez leur inscription, leurs besoins électriques et alimentaires, puis attribuez les emplacements avant d’envoyer le programme définitif.
- Vérifiez les autorisations et l’accès à l’électricité au plus tard 2 semaines avant l’événement. Comptez les rallonges, multiprises et points d’alimentation plutôt que de supposer que chaque stand pourra se brancher librement.
- Préparez les boissons et le café en deux temps : refroidissez les boissons la veille et contrôlez le jour même les glacières, machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres réutilisables. Cela évite de découvrir un manque pendant l’ouverture.
- Faites une inspection du site la veille ou tôt le matin, puis consultez les prévisions météo. Montez les tentes de réception avant l’arrivée des exposants et répartissez les bénévoles avec une mission précise : accueil, caisse, orientation ou ravitaillement.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de la fête des Mères ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et le plan, puis vous pouvez contacter les exposants et traiter les inscriptions.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables, poser la signalisation et attribuer les emplacements. Ajoutez 30 minutes de marge pour les retards de livraison ou les branchements électriques.
- Quand confirmer les exposants d’un marché ?
- Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché et confirmez définitivement les exposants 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer le plan et le programme.
- Que faut-il vérifier la veille du marché de la fête des Mères ?
- Vérifiez le stock, les produits frais, les boissons refroidies, la caisse, le matériel électrique et la météo. Faites aussi une inspection du site et préparez les éléments qui doivent être installés dès l’ouverture, notamment les tentes et la signalisation.
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