Checklist pour organiser un marché de la bière

Un marché de la bière demande plus qu’une sélection de brasseries et quelques tables. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, les livraisons et le matériel de tirage assez tôt, puis coordonner les inscriptions, les paiements et les bénévoles. Cette checklist rassemble 75 tâches et 50 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les raccords, les verres de dégustation, le froid et les consignes envoyées aux fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les brasseries
2 personnes
Définir l’assortiment de bières
2 personnes
Réserver les livraisons
Composer la playlist musicale
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les tireuses à bière
Réserver les camions frigorifiques
Réserver le matériel de restauration
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Envoyer les instructions aux fournisseurs
Envoyer les informations aux visiteurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Concevoir les panneaux de brasserie
Créer les listes de prix
Compter les verres de dégustation
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
Stocker la bière au frais
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les bancs
5 personnes
Installer les tireuses à bière
3 personnes
Raccorder les réfrigérateurs
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les stands de la brasserie
6 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer le stock du bar
4 personnes
Préparer les verres et les serviettes
3 personnes
Installer le buffet d’amuse-bouches
4 personnes
Installer le point de caisse
2 personnes
Préparer les bracelets et les jetons
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer un tour de test des tireuses
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir la bière
8 personnes
Présenter les brasseries
6 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir de l'eau et des boissons sans alcool
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Récupérer les verres
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Réapprovisionner les réfrigérateurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Vider les tireuses à bière
3 personnes
Ranger les tables et les bancs
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Vider les frigos
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les boissons restantes
2 personnes
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Bancs de brasserieqté 24
Sous-mains de barqté 6
Tabourets de barqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Table de caisse

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 6
Raccords de tirageqté 6
Flexibles à bièreqté 12
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Compteurs de piècesqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Tire-bouchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Verres doseursqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux de brasserieqté 12
Listes de prixqté 12
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Porte-menusqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve les tireuses, les raccords, les flexibles et les solutions de réfrigération plusieurs semaines à l’avance : ces éléments sont souvent loués séparément et un seul oubli peut bloquer un fût.
Définis l’assortiment avant de créer les listes de prix. Pour chaque bière, note le nom, le style, le volume servi et le prix afin que les panneaux des brasseries et la caisse affichent les mêmes informations.
Prévois un espace distinct pour la caisse, les stocks et les livraisons. Un plan envoyé aux fournisseurs avant leur arrivée évite de faire circuler les fûts, les caisses et le matériel parmi les visiteurs.
Compte les verres de dégustation selon le nombre d’inscrits, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Prévois également des verres à eau et des contenants pour isoler les verres utilisés.
Répartis les bénévoles par créneaux et par poste : accueil, caisse, service, réassort et rangement. Envoie les instructions aux visiteurs et aux fournisseurs au moins 3 jours avant l’événement, avec les horaires et les consignes pratiques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la bière ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les brasseries, les livraisons, les tireuses et les camions frigorifiques peuvent demander plusieurs échanges avant d’être confirmés.
Combien de bières faut-il prévoir pour un marché de la bière ?: Le nombre dépend du public et de la durée, mais établis l’assortiment au moins 4 semaines à l’avance. Prévois une fiche par bière avec le volume disponible afin de vérifier les stocks avant l’ouverture et pendant le service.
Quand réserver les tireuses à bière et le matériel frigorifique ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Vérifie ensuite les raccords, les flexibles, les prises électriques et la capacité de refroidissement au plus tard 7 jours avant l’événement.
Comment organiser les paiements pendant un marché de la bière ?: Choisis le mode de paiement au moins 3 semaines avant et teste les terminaux 48 heures avant l’ouverture. Prépare une table de caisse, un tiroir-caisse ou un compteur de pièces selon le fonctionnement retenu, avec une personne responsable par créneau.

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