Organiser un marché de l’école : la checklist complète

Un marché de l’école demande de coordonner les classes, les stands, les bénévoles et les visiteurs au même moment. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construis le plan des emplacements avant d’ouvrir les inscriptions. Les réservations de tables, de chaises, de tentes et de matériel de refroidissement doivent être faites assez tôt. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à la monnaie, aux étiquettes et à l’installation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Enregistrer les classes participantes
2 personnes
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des services
2 personnes
Réserver les stands
Réserver des tables et des chaises
Réserver le matériel de refroidissement
Créer le programme d'activités
2 personnes
Établir les listes de prix
2 personnes
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Prévoir la monnaie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Créer des étiquettes et des panneaux
3 personnes
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Trier les produits
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Couvrir les pâtisseries
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir les mesures en cas de météo
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Installer les tables de vente
8 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager les points de paiement
3 personnes
Accrocher les prix bien en vue
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Approvisionner les caisses
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands
12 personnes
Vendre de la nourriture
4 personnes
Vendre des boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Prélever la caisse
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Fermer les stands
8 personnes
Rassembler les produits invendus
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer les caisses
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les locaux scolaires propres
4 personnes
Compter le chiffre des ventes
3 personnes
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Housses de nappesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 20

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 4
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 10
Couteaux à painqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Guirlandes de fanionsqté 20
Décoration de tableqté 24
Panneaux de standqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 16
Piles de rechangeqté 32

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et les autorisations au moins 8 semaines avant le marché. Vérifie aussi l’assurance avant d’envoyer les invitations, car ces informations peuvent modifier le format de l’événement.
Dessine le plan des stands avant d’attribuer les emplacements aux classes. Prévois des allées assez larges, un point de paiement identifiable et une zone séparée pour les files d’attente.
Clôture les inscriptions des classes et des bénévoles 2 à 3 semaines avant le marché. Tu auras alors le temps de traiter les besoins alimentaires et d’établir un planning de services complet.
Réserve les stands, tables, chaises, tentes et équipements de refroidissement au moins 4 semaines à l’avance. Compte séparément le matériel de service, les machines à café, les bouilloires, les rallonges et les multiprises.
Prépare les listes de prix, le mode de paiement et la monnaie au plus tard la veille. Regroupe aussi les étiquettes, panneaux, caisses, terminaux de paiement et batteries externes par stand pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de l’école ?: Commence environ 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les invitations et les réservations de matériel doivent être lancées avant les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des classes ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant le marché et fixe une date limite 2 à 3 semaines avant. Tu pourras ainsi attribuer les stands et organiser les besoins alimentaires sans modifier le plan au dernier moment.
Quand réserver les tables, les chaises et les tentes ?: Fais les réservations au moins 4 semaines à l’avance. Ajoute à la même demande les stands, les housses de nappes, les glacières et le matériel électrique nécessaire.
Quand préparer la monnaie et les moyens de paiement ?: Détermine le mode de paiement environ 2 semaines avant, puis prépare la monnaie et vérifie les terminaux la veille. Conserve l’argent liquide dans des caisses séparées et attribue une personne responsable à chaque caisse.

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