Checklist para organizar un mercadillo escolar sin olvidos

Un mercadillo escolar necesita más que puestos y productos: hay que cerrar la ubicación, repartir responsabilidades y preparar los pagos con tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y los permisos hasta el montaje, las compras y el cierre. Empieza a coordinarlo con varias semanas de margen, sobre todo si participan varias clases y necesitas reservar carpas, mesas, sillas o equipos eléctricos. El día anterior, deja listas las etiquetas, los precios, el efectivo y el material de cada puesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Fijar las clases participantes
2 personas
Asignar las ubicaciones de los puestos
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir voluntarios
2 personas
Hacer el horario de servicios
2 personas
Reservar puestos
Reservar mesas y sillas
Reservar material de refrigeración
Crear programa de actividades
2 personas
Preparar listas de precios
2 personas
Definir el método de pago
2 personas
Conseguir cambio
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer etiquetas y letreros
3 personas
Preparar efectivo
2 personas
Clasificar productos
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Cubrir los productos de panadería
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar medidas contra el clima
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Montar las mesas de venta
8 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar los puntos de pago
3 personas
Colgar los precios a la vista
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Llenar las cajas
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender los puestos
12 personas
Vender comida
4 personas
Vender bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer suministros del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Retirar efectivo
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Cerrar los puestos
8 personas
Recoger los productos no vendidos
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las cajas
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Devolver los materiales prestados
3 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Dejar los espacios escolares limpios
4 personas
Contar los ingresos por ventas
3 personas
Recopilar facturas y recibos
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 18
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Postes separadorescant. 12
Fundas para mantelescant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cucharones de servircant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 4
Baterías externascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 10
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Guirnaldascant. 20
Decoración de mesacant. 24
Carteles para standscant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Soportes para etiquetas de precioscant. 40
Pizarrascant. 12

Iluminación

Cables de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 16
Baterías de repuestocant. 32

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 6
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y la distribución al menos 4 semanas antes. Define qué clases participan y asigna cada puesto antes de abrir las inscripciones.
No esperes a la última semana para comprobar permisos y seguro. Haz ambas comprobaciones antes de enviar las invitaciones, porque pueden afectar al lugar, el horario y el tipo de actividad.
Calcula los turnos de voluntariado en bloques de 2 horas y prepara un horario con una persona responsable por puesto. Así evitas que los mismos padres tengan que atender, cobrar y recoger al mismo tiempo.
Prepara los pagos como un sistema aparte: fija los precios, decide si aceptarás efectivo y tarjeta, consigue cambio y comprueba los terminales o cajas registradoras al menos 48 horas antes.
Haz una revisión física el día anterior: puestos, carpas, mesas, sillas, vasos, platos, cubiertos, refrigeración, cables, regletas, altavoces y micrófonos. Etiqueta cada caja por puesto para que el montaje no dependa de buscar material suelto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. En la primera semana confirma fecha, ubicación, permisos, seguro y clases participantes; deja las compras y el montaje para los últimos 7 días.
¿Cuándo se deben asignar los puestos del mercadillo escolar?: Asigna los puestos al menos 2 semanas antes, cuando ya conozcas las clases y las necesidades de cada actividad. Comunica también el horario, el material disponible y quién será responsable de cada puesto.
¿Cuánto cambio hace falta para un mercadillo escolar?: Prepara cambio para cubrir al menos las primeras 2 horas de ventas, repartido en monedas y billetes pequeños. Cuenta el efectivo el día anterior y guárdalo en una caja separada del dinero recaudado.
¿Cuándo hay que comprobar el material eléctrico y de pago?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: terminales de pago, cajas registradoras, baterías externas, cables, regletas, máquinas de café, altavoces y micrófonos. Lleva también cargadores y una solución alternativa para cobrar si falla la conexión.

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