Schulmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulmarkt braucht mehr als Stände und Kuchen: Klassen, Standorte, Helfer, Genehmigungen und Zahlungsabläufe müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Marktaufteilung und öffne danach die Anmeldungen. In den letzten zwei Wochen klärst du Dienstplan, Ausstattung, Kühlung, Beschilderung und Einkäufe. Am Veranstaltungstag helfen vorbereitete Kassen, Wechselgeld, beschriftete Waren und ein klarer Aufbauplan, damit die Ausgabe nicht ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Teilnehmende Klassen festlegen
2 Personen
Standorte zuweisen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Dienstplan erstellen
2 Personen
Stände reservieren
Tische und Stühle reservieren
Kühlmaterialien reservieren
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
Preislisten erstellen
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Kleingeld organisieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Etiketten und Schilder erstellen
3 Personen
Bargeld vorbereiten
2 Personen
Produkte sortieren
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Backwaren abdecken
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Wettermaßnahmen bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
5 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Verkaufstische einrichten
8 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Zahlungspunkte einrichten
3 Personen
Preise sichtbar aufhängen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Kassen auffüllen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Stände besetzen
12 Personen
Essen verkaufen
4 Personen
Getränke verkaufen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Aktivitäten begleiten
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Bargeld abschöpfen
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Stände schließen
8 Personen
Unverkaufte Produkte einsammeln
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Kassen abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Schulräume sauber übergeben
4 Personen
Verkaufserlös zählen
3 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 18
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 24
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
TischdeckenhussenAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 10
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
WimpelkettenAnz. 20
TischdekorationAnz. 24
StandschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
PreisschildständerAnz. 40
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 8
LED-LaternenAnz. 16
ErsatzbatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 6
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Tische und Stühle reservierst. Plane pro Stand die benötigte Fläche und notiere zusätzlich Wege für Besucher sowie einen freien Zugang zu Strom und Ausgängen.
Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die teilnehmenden Klassen, sondern auch Ernährungswünsche. Schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vor dem Schulmarkt, damit Schilder, Einkauf und Ausgabe zusammenpassen.
Erstelle den Dienstplan mit festen Schichten von etwa 60 bis 90 Minuten. So weiß jede Klasse, wann sie am Stand, bei der Kasse oder beim Auf- und Abbau eingeteilt ist.
Reserviere Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel frühzeitig. Prüfe am Vortag, ob jedes Gerät einen sicheren Stromanschluss hat und ob für empfindliche Waren genug Kühlraum vorhanden ist.
Bereite Kassen, Kartenterminals und Bargeld getrennt vor. Lege Preislisten und Wechselgeld spätestens am Morgen an jeden Verkaufsstand und bestimme eine Person, die die Einnahmen regelmäßig kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schulmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Marktaufteilung. Anmeldungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann müssen Einladungen für den Schulmarkt verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Gib für Anmeldungen und Ernährungswünsche eine klare Frist von mindestens 7 Tagen vor dem Schulmarkt an.
Wie viele Helfer braucht ein Schulmarkt?: Plane pro Stand mindestens 2 Personen je Schicht und zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Kasse, Aufbau und Nachschub ein. Bei 10 Ständen brauchst du damit mindestens 20 Personen pro Schicht plus das zentrale Organisationsteam.
Was muss am Tag vor dem Schulmarkt vorbereitet werden?: Stelle Materialien, Etiketten, Schilder, Preislisten und Bargeld am Vortag zusammen. Prüfe außerdem 24 Stunden vorher Stände, Tische, Sitzplätze, Kühlung, Stromkabel und die Funktionsfähigkeit der Kartenterminals.

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