Organiser un marché de l’art : la checklist complète

Un marché de l’art demande de coordonner les artistes, les emplacements, le matériel et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions avec des conditions claires. Dans les dernières semaines, attribue les stands, vérifie les autorisations et transmets à chaque participant des consignes précises. Cette checklist de 68 tâches et 54 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser le texte promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
Confirmer les réservations
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
Vérifier les documents d'autorisation
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les participants définitifs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer le plan de salle
Imprimer la signalisation
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les stands aux participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les installations de stand
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Soutenir les artistes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager le parcours
Vérifier l'éclairage
Vérifier les stocks
Informer les visiteurs de la fermeture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire emballer les œuvres en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Tentes de réceptionqté 15
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 10
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6
Panneaux de présentationqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 35
Guirlandes de fanionsqté 12
Numéros des standsqté 30
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Chevalets de trottoirqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Crochets adhésifsqté 50

Équipement

Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Glacièresqté 8
Lampes de pocheqté 6
Enceintes mobilesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 20
Guirlandes lumineusesqté 10
Pilesqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ciseauxqté 8
Caissesqté 20
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Trousse de premiers secours
Boîtes à outilsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et mettre à jour la liste des participants avant d’attribuer les emplacements.
Envoie les consignes aux exposants au moins une semaine avant le marché : horaires d’arrivée, numéro de stand, accès électrique et documents encore manquants.
Prépare le plan de salle, les numéros de stand et la signalétique avant le montage. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui s’abîment ou se perdent.
Recense les prises et les rallonges avant l’installation : un stand équipé ne doit pas dépendre d’une multiprise placée trop loin ou d’un câble laissé dans une zone de passage.
Garde la caisse, la monnaie, les terminaux de paiement et la trousse de premiers secours au bureau d’information. Vérifie leur présence dans la dernière heure avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de l’art ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les candidatures, de confirmer les réservations et de relancer les personnes dont les documents sont incomplets.
Quand attribuer les emplacements des stands ?: Attribue les emplacements environ 2 semaines avant le marché, après avoir confirmé les participants définitifs. Envoie ensuite le numéro du stand et le plan de salle au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de l’art ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, tentes, chaises, panneaux et câbles, puis vérifier la signalétique. Ajoute 30 minutes pour l’accueil des exposants et les derniers ajustements.
Que vérifier la veille d’un marché de l’art ?: La veille, vérifie les prévisions météo, la liste des courses, le matériel récupéré, les autorisations, la caisse et les moyens de paiement. Prépare aussi les badges, les numéros de stand et les documents imprimés pour éviter une impression de dernière minute.

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