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Kunstmarkt organisieren: Die komplette Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Aussteller. Lege zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Danach folgen Werbung, Anmeldungen, Standverteilung und die Prüfung von Genehmigungen, Strom und Wetter. In der letzten Woche zählen vor allem aktuelle Teilnehmerzahlen, gedruckte Pläne, Wechselgeld und eine klare Aufbauanweisung für jeden Stand.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Standlayout ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbetext verbreiten

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Teilnehmeranweisungen versenden

    2 Personen

  • Genehmigungsunterlagen prüfen

  • Stromanschlüsse erfassen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmer bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern drucken

  • Lageplan drucken

  • Beschilderung drucken

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Stände den Teilnehmenden zuweisen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Standaufstellungen kontrollieren

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Künstler unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtisch sauber halten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Route freihalten

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Besucher über Schließung informieren

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Reste verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 30
  • PartyzelteAnz. 15
  • StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 10
  • Infostand
  • KleiderständerAnz. 6
  • PräsentationspaneeleAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • TransportwagenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 10
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 35
  • WimpelkettenAnz. 12
  • StandnummernAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • AufstellerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4
  • KlebehakenAnz. 50

Ausstattung

  • KasseAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KühlboxenAnz. 8
  • HandlampenAnz. 6
  • Mobile LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 20
  • LichterkettenAnz. 10
  • BatterienAnz. 40

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ScherenAnz. 8
  • KistenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • PapierhandtuchspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • Erste-Hilfe-Set
  • WerkzeugkofferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kunstmarkt. Frage dabei auch ab, ob Aussteller Strom benötigen und welche Standgröße sie brauchen.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Zu- oder Absage und bestätige Reservierungen spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Standnummern und den Lageplan rechtzeitig drucken.
  • Plane die Standplätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig ein. Berücksichtige dabei Stromanschlüsse, Durchgänge und genügend Platz für Messetische, Präsentationspaneele oder Kleiderständer.
  • Prüfe Genehmigungsunterlagen und Wettervorhersage spätestens 7 Tage vorher. Bei einer Veranstaltung im Freien solltest du Partyzelte, Kabelkanäle und einen Plan für wind- oder regenbedingte Änderungen bereithalten.
  • Bereite Kasse, Kartenlesegeräte und Wechselgeld am Vortag vor. Lege außerdem Namensschilder, Standnummern, Wegweiser, Infotafeln und ein geprüftes Erste-Hilfe-Set gesammelt für den Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Kunstmarkt anmelden?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Organisation. Prüfe Genehmigungen und Auflagen spätestens 6 Wochen vor dem Termin, damit noch Zeit für Rückfragen bleibt.
Wann sollte ich die Aussteller für einen Kunstmarkt einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Die endgültige Teilnehmerliste sollte spätestens 10 Tage vor dem Kunstmarkt feststehen.
Wie viele Tische brauche ich für einen Kunstmarkt?
Das hängt von der Zahl der bestätigten Aussteller und der vereinbarten Standgröße ab. Rechne pro Stand mit der festgelegten Tischlänge und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Infostand, Kasse oder kurzfristige Änderungen.
Was muss ich am Tag vor dem Kunstmarkt vorbereiten?
Drucke Lageplan, Standnummern, Beschilderung und Namensschilder, prüfe Kasse, Kartenlesegeräte und Erste-Hilfe-Set und sortiere alle Materialien. Kontrolliere außerdem Stromkabel, Kabelkanäle und die Transportmöglichkeit für den Aufbau.

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