Checklist para organizar un mercado de arte sin olvidos
Organizar un mercado de arte implica mucho más que reunir expositores y colocar mesas. Primero debes cerrar la fecha, el espacio y las condiciones de participación; después, gestionar las inscripciones y asignar cada puesto. Durante la última semana conviene confirmar asistentes, permisos, corriente, previsión meteorológica y materiales. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedar para el último momento, como imprimir el plano, preparar las acreditaciones o llevar cambio para la caja.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Difundir el texto promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de stand
2 personas
Confirmar las reservas
Enviar instrucciones a los participantes
2 personas
Revisar los documentos del permiso
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar a los participantes definitivos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los números de stand
Imprimir el plano
Imprimir señalización
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Comprobar el botiquín
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Asignar puestos a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Comprobar la distribución de los puestos
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los artistas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libre la ruta
Comprobar la iluminación
Comprobar el inventario
Informar a los visitantes sobre el cierre
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar lo sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de puestocant. 30
- Carpas de fiestacant. 15
- Sillascant. 80
- Mesas de cervezacant. 10
- Mostrador de información
- Percheroscant. 6
- Paneles de presentacióncant. 20
- Postes separadorescant. 12
- Carros de transportecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 10
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
Decoración
- Mantelescant. 35
- Guirnaldascant. 12
- Números de puestocant. 30
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Carteles de aceracant. 6
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Carteles informativoscant. 4
- Ganchos adhesivoscant. 50
Equipo
- Caja registradoracant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Neveras portátilescant. 8
- Linternas de manocant. 6
- Altavoces móvilescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 20
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Bateríascant. 40
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Tijerascant. 8
- Cajonescant. 20
- Acumuladores de fríocant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de toallas de papelcant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
- Maletines de herramientascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos antes de confirmar la participación definitiva. Deja pasillos de al menos 1,2 metros y marca cada mesa con su número para que el montaje no dependa de instrucciones improvisadas.
- Envía las instrucciones a los participantes entre 7 y 10 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, el acceso para descargar materiales y qué deben llevar para montar su espacio.
- Revisa la electricidad durante la semana previa: localiza todos los puntos de corriente y calcula la longitud de los cables alargadores. Protege los cables en las zonas de paso con canaletas para evitar tropiezos.
- Prepara la señalización y la documentación antes del día del mercado. Imprime el plano, los números de puesto, los carteles informativos y las acreditaciones con al menos 48 horas de margen.
- Haz la compra y recoge el material entre 1 y 2 días antes. Comprueba especialmente la caja registradora, el cambio, los datáfonos, las tazas, vasos y termos, además del botiquín y el material para exteriores si hay carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, condiciones de participación e invitaciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, permisos, materiales y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un mercado de arte?
- Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento y fija una fecha límite de inscripción al menos 10 días antes. Así tendrás tiempo para actualizar la lista y asignar los puestos sin cambios de última hora.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado de arte?
- El día anterior deja listos el plano, los números de puesto, la señalización, las acreditaciones y la caja con cambio. También conviene comprobar durante 30 minutos que funcionan los datáfonos, los alargadores y las regletas.
- ¿Cuántas mesas y sillas necesito para un mercado de arte?
- Calcula una mesa de puesto por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Reserva las sillas según lo acordado con los expositores y cuenta aparte las del mostrador de información y las zonas de descanso.
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