Checklist pour organiser un marché de l’art

Un marché de l’art demande de coordonner les artistes, les stands, l’accueil et la logistique sans laisser les détails au dernier moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis structure les inscriptions et l’attribution des emplacements. Dans les dernières semaines, finalise le programme, la communication, les bénévoles et les besoins techniques. Cette checklist de 78 tâches et 45 fournitures t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au rappel des artistes et aux achats finaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Concevoir l’agencement des stands
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation du lieu
Réserver la collecte des déchets
Envoyer le plan aux participants
Attribuer les emplacements
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Préparer les listes de prix
2 personnes
Imprimer les informations des participants
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Rappeler les artistes
Refroidir les courses
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accrocher le plan
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
Présenter les œuvres d’art
6 personnes
Mettre en place les prix et les étiquettes
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre temporairement la caisse en sécurité
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Finaliser la vente
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les cloisons d'exposition
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les affiches et les panneaux
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Chaisesqté 80
Murs d’expositionqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Chaises pliantes pour les artistesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux des artistesqté 30
Listes de prixqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Plansqté 6
Panneaux d'informationqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Caisse
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Sacs isothermesqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de lancer les inscriptions : les artistes doivent connaître les dimensions des stands, les horaires d’installation et les conditions de participation.
Prévois l’agencement plusieurs semaines à l’avance. Attribue chaque emplacement, puis envoie un plan indiquant les stands, les accès, le stationnement et les itinéraires.
Ne laisse pas les besoins alimentaires pour la dernière semaine : recueille-les avec les inscriptions et confirme-les avant de finaliser l’accueil et les achats.
Pour les stands, vérifie séparément les tentes, tables, chaises, murs d’exposition et rallonges. Ajoute des lampes rechargeables si certaines zones seront moins bien éclairées.
La veille, contrôle les stocks, récupère le matériel et imprime les informations des participants. Le jour même, garde une caisse, un terminal de paiement et les listes de prix au même point d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de l’art ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Ce délai permet de réserver le lieu, rédiger les conditions de participation, ouvrir les inscriptions, contacter les artistes et préparer la communication.
Quand envoyer le plan des stands aux artistes ?: Envoie le plan définitif 7 à 10 jours avant le marché. Indique l’emplacement attribué, l’horaire d’installation, les accès, le stationnement et le matériel réellement disponible.
Combien de temps prévoir pour l’installation des stands ?: Prévois généralement 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Ajoute du temps si les artistes installent des murs d’exposition, des portants ou du matériel électrique.
Que vérifier la veille d’un marché de l’art ?: Vérifie les stocks, la liste des courses, le matériel récupéré, la signalétique, les listes de prix et les informations imprimées. Rappelle aussi les artistes et confirme les bénévoles au plus tard la veille.

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