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Kunstmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einer klaren Aufteilung der Stände und rechtzeitigen Informationen für alle Beteiligten. Lege zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Künstler ansprichst und Anmeldungen sammelst. Danach folgen Standplan, Programm, Werbung und die praktische Ausstattung vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, Engpässe bei Tischen, Ausstellungswänden, Beschilderung, Strom und Bezahlung zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Standaufteilung entwerfen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Abholung von Abfall anmelden

  • Lageplan an Teilnehmer senden

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen ausdrucken

  • Route- und Parkschilder erstellen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Künstler daran erinnern

  • Lebensmittel kühlen

    2 Personen

  • Kassenwechselgeld bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Boden und Eingang reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Lageplan aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Künstler zu den Ständen weisen

    2 Personen

  • Kunstwerke ausstellen

    6 Personen

  • Preise und Etiketten anbringen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Besucherregistrierung einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmerbriefing geben

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Künstler unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kassengeld zwischenlagern

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sicher verpacken

    6 Personen

  • Künstler auschecken

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Messestände abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Poster und Schilder entfernen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 24
  • BiertischeAnz. 4
  • StühleAnz. 80
  • AusstellungswändeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 6
  • Klappstühle für KünstlerAnz. 30
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • GirlandenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Künstler-SchilderAnz. 30
  • PreislisteAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • PläneAnz. 6
  • InfotafelnAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 12
  • Kasse
  • KartenterminalAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühltaschenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung erst fest, wenn du die benötigte Fläche pro Künstler kennst. Schicke den Lageplan spätestens eine Woche vor dem Kunstmarkt zusammen mit Standplatz, Anfahrt und Parkhinweisen.
  • Plane für jeden Stand die tatsächliche Ausstattung einzeln ein: Klapptisch, Stuhl, Ausstellungswand oder Kleiderständer. Zwei bis drei Tage vor dem Termin solltest du Bestand, Abholungen und fehlende Materialien erneut prüfen.
  • Kümmere dich früh um Strom und Licht. Verlängerungskabel, wiederaufladbare Lampen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher werden oft erst am Veranstaltungstag vermisst, wenn die Stände bereits aufgebaut sind.
  • Bereite Preislisten, Künstler-Schilder, Infotafeln und Wegweiser vor und drucke die Teilnehmerinformationen vor dem Aufbau aus. Eine zusätzliche Kopie des Lageplans für Helfer spart am Veranstaltungstag Rückfragen.
  • Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und bestätige die Reservierung der Location spätestens eine Woche vorher. Organisiere außerdem die Abholung des Abfalls, damit Verpackungen und Einwegmaterial nicht bis zum Abbau stehen bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und der Ansprache von Künstlern. Werbung und Anmeldung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Künstler brauche ich für einen Kunstmarkt?
Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane zuerst die Fläche pro Stand und lasse mindestens 10 bis 15 Prozent Platz für Wege, Infotafeln und Besucherbewegung frei.
Was muss ich Künstlern vor dem Kunstmarkt schicken?
Sende spätestens eine Woche vorher den Lageplan, die zugewiesene Standnummer, Aufbauzeiten, Park- und Anfahrtsinformationen sowie Hinweise zu Tischen, Wänden und Strom. Eine kurze Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher verhindert vergessene Details.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstmarkts?
Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein, bei vielen Ausstellungswänden oder Zelten eher 4 Stunden. Teile Helfer festen Aufgaben zu und prüfe vor der Öffnung Beschilderung, Kasse, Kartenterminal und Beleuchtung.

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