Checklist para organizar un mercado de arte

Un mercado de arte necesita bastante más que mesas y artistas: hay que cerrar el recinto, definir las condiciones de participación y controlar las inscripciones desde el principio. Esta checklist reúne 78 tareas y 45 materiales para ordenar el trabajo por fases, desde la fecha y el plano de los puestos hasta la señalización, las compras y los recordatorios finales. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los cables, la iluminación y la recogida de residuos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Diseñar la distribución de los puestos
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva del recinto
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Enviar el plano a los participantes
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Preparar listas de precios
2 personas
Imprimir la información de los participantes
Crear señales de ruta y aparcamiento
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Recordar a los artistas
Refrigerar la compra
2 personas
Preparar el efectivo de caja
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Limpiar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Numerar los puestos
2 personas
Colgar el plano
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar las paredes de exposición
4 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Indicar a los artistas dónde están los puestos
2 personas
Exponer las obras de arte
6 personas
Colocar premios y etiquetas
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Configurar el registro de visitantes
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los artistas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Guardar temporalmente el dinero de caja
2 personas
Anunciar la última ronda
Cerrar la venta
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Empaquetar las obras de arte con seguridad
6 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Retirar carteles y paneles
2 personas
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 4
Sillascant. 80
Paredes de exposicióncant. 12
Percheroscant. 6
Sillas plegables para artistascant. 30
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles para artistascant. 30
Listas de precioscant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Planoscant. 6
Paneles informativoscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 12
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Bolsas isotérmicascant. 6
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de enviar invitaciones. Reserva también la recogida de residuos con antelación para no tener que resolverla durante el montaje.
Define las condiciones de participación y el formulario antes de contactar con los artistas. Pide desde el principio los datos necesarios para el cartel, el plano, los precios y las necesidades eléctricas.
Dibuja la distribución de los puestos cuando ya tengas una primera lista de participantes. Envía el plano y la asignación de espacios varios días antes para que cada artista sepa dónde colocarse.
Programa a los voluntarios por franjas concretas y asigna responsables para la entrada, las consultas, el montaje, la reposición y el cierre. Así no dependes de una sola persona durante toda la jornada.
Haz el inventario y la compra con tiempo suficiente para recoger materiales, probar las máquinas de café y comprobar cables, regletas, neveras portátiles, lámparas y la caja registradora antes del día del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas conviene fijar la fecha y el lugar, redactar las condiciones, crear el formulario y comenzar el contacto con los artistas.
¿Cuándo debo enviar el plano de los puestos a los artistas?: Envíalo entre 7 y 10 días antes del evento, cuando la lista de participantes esté suficientemente estable. Si hay cambios, manda una versión final y recuerda a cada artista su espacio.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de arte?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 20-25 puestos, más una persona responsable del montaje y otra del cierre. Añade apoyo en las horas de mayor entrada si también gestionas bebidas, información o cobros.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado de arte?: Revisa el inventario, las compras, la señalización, los precios, los planos y la información de los participantes. Comprueba también las conexiones eléctricas y carga las lámparas recargables al menos 12 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.