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Organiser un Marché de l’art sans rien oublier

Un Marché de l’art demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut confirmer le lieu, construire un plan de circulation, suivre les inscriptions et prévoir l’accueil, les paiements, le café et la signalétique. Cette checklist regroupe 68 tâches et 61 fournitures pour avancer dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, rallonges, monnaie, badges et relance des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Établir la liste des exposants

  • Informer les exposants

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Vérifier le mode de paiement

  • Diffuser l’affiche promotionnelle

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Vérifier les prévisions météo

  • Relancer les exposants

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Trier les badges nominatifs

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Recevoir les livraisons

    2 personnes

  • Balisage de la zone du marché

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Fixer les tentures de stand

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

  • Installer les œuvres d’art en toute sécurité

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Briefer l’équipe d’ouverture

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Tenir le comptoir d'information

    2 personnes

  • Servir le service traiteur

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Surveiller les œuvres et les stands

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Clôturer les ventes et les paiements

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • Emballer les œuvres d’art en toute sécurité

    4 personnes

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières et les caisses

    2 personnes

  • Gérer la caution et les paiements

  • Rendre les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 8
  • Stands de marchéqté 24
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 36
  • Tables hautesqté 6
  • Loge
  • Draps de standqté 24
  • Nappesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Caisses de rangementqté 12

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Pilesqté 24

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Pichets de serviceqté 8
  • Plateaux de serviceqté 8

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Compositions floralesqté 8
  • Pancartes de tableqté 30
  • Badges nominatifsqté 40
  • Porte-badgesqté 40
  • Poids de ballastqté 32
  • Crochets adhésifsqté 50
  • Présentoirs de tableqté 30
  • Blocs de présentationqté 24
  • Bacs en plastiqueqté 20

Catering

  • Bureau d’information
  • Caisse
  • Caisseqté 2
  • Porte-menusqté 4
  • Filtres à caféqté 100
  • Thermosqté 6
  • Sacs à glaçonsqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Supports de sacs poubelleqté 10
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Balais à mainqté 4
  • Gants de travailqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Pompes désinfectantesqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs de stockage avec couvercleqté 12
  • Balance de cuisine
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Pains de glaceqté 16

Courses

  • Courses

Conseils

  • Commencez par confirmer la date et le lieu, puis dessinez le plan du marché avant d’attribuer les stands. Prévoyez les passages, l’espace d’accueil, la loge et les zones réservées aux bénévoles.
  • Contactez les exposants suffisamment tôt pour recueillir leurs besoins alimentaires et leurs contraintes d’installation. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de finaliser la liste des exposants.
  • Vérifiez séparément les paiements par carte et les espèces. Préparez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement au plus tard la veille afin de ne pas chercher de solution à l’ouverture.
  • Testez l’alimentation électrique avant l’arrivée du public : machines à café, bouilloires, éclairage, haut-parleurs et terminaux peuvent nécessiter plusieurs rallonges et multiprises.
  • Le jour du marché, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les stands, trier les badges nominatifs, remplir les glacières et placer les panneaux d’itinéraire. Gardez un bénévole disponible à l’accueil pendant toute la première heure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de l’art ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les réservations, le plan des stands et le recrutement des bénévoles prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps prévoir pour installer un Marché de l’art ?
Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tentes, stands, tables, chaises, signalétique et équipements. Ajoutez du temps si le lieu nécessite un montage électrique ou plusieurs espaces d’exposition.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché d’art ?
Prévoyez une caisse avec de la monnaie, des terminaux de paiement et un moyen de vérifier leur fonctionnement avant l’ouverture. Faites ce contrôle la veille et désignez une personne responsable des paiements le jour même.
Combien de bénévoles faut-il pour un Marché de l’art ?
Prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour l’installation et 1 responsable disponible pour les exposants, puis adaptez l’effectif au nombre de stands. Répartissez les rôles avant le jour de l’événement et transmettez les consignes au moins 48 heures à l’avance.

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