Kunstmarkt organiseren: complete checklist

Een kunstmarkt staat of valt met een strakke planning voor standhouders, indeling en opbouw. Bevestig eerst datum en locatie, maak daarna de plattegrond en leg vast wie waar staat. Regel vervolgens promotie, vrijwilligers, betalingen en praktische voorzieningen zoals marktkramen, partytenten en verlengkabels. In de laatste week controleer je het weer, bevestig je alle standhouders opnieuw en zet je materialen, naambadges en routebordjes klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Reserveringen maken
Standhouderslijst vastleggen
Standhouders informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Betalingswijze controleren
Promotieposter verspreiden
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Weersverwachting controleren
Standhouders opnieuw bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Routebordjes voorbereiden
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Naamkaartjes sorteren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Marktgebied afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Prullenbakken plaatsen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Naambadges uitdelen
Kunstwerken veilig plaatsen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Openingsteam briefen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kunstwerken en stands bewaken
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en betalingen afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Kunstwerken veilig inpakken
4 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
Borg en betalingen afhandelen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Statafelsaantal 6
Kleedruimte
Kraamdoekenaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Ballastgewichtenaantal 32
Kleefhaakjesaantal 50
Tafelezelsaantal 30
Presentatieblokkenaantal 24
Kunststof bakkenaantal 20

Catering

Informatiebalie
Kassa
Geldkistaantal 2
Menuhoudersaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Thermoskannenaantal 6
IJsblokzakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opslagbakken met dekselaantal 12
Keukenweegschaal
Afwasbakkenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Houd per stand ruimte vrij voor bezoekersstromen en reserveer een plek voor opbergkratten, koelboxen en eventuele kledingrekken.
Bevestig standhouders twee keer: eerst na verwerking van hun aanmelding en nogmaals in de laatste week. Vermeld daarbij hun standplaats, aankomsttijd en wat zij zelf moeten meenemen.
Test betaalterminals, stekkerdozen en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Neem voor contante betalingen ook een voorbereide kassa met wisselgeld mee, zodat de verkoop niet bij de opening stilvalt.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Zet marktkramen, tafels en partytenten eerst neer, hang daarna kraamdoeken en verlichting op en leg pas als laatste naambadges, tafelbordjes en promotiemateriaal klaar.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij een buitenmarkt moeten partytenten, kraamdoeken en routebordjes vóór de opening stevig en zichtbaar zijn geplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en standhouders. Plan de promotie uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig alle deelnemers opnieuw in de laatste week.
Hoeveel standhouders passen er op een kunstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de afmetingen van de marktkramen. Maak eerst een plattegrond en houd naast elke stand extra loopruimte vrij; leg de definitieve standhouderslijst uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wat moet ik regelen voor betalingen op een kunstmarkt?: Controleer minimaal 3 dagen vooraf of betaalterminals werken en of er voldoende verlengkabels en stekkerdozen zijn. Leg voor contante betalingen een kassa met wisselgeld klaar voordat de locatie opengaat.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een kunstmarkt controleren?: Controleer het weer 3 dagen vooraf, opnieuw de avond ervoor en nogmaals op de ochtend van de markt. Gebruik die controles om tenten, verlichting, routebordjes en de opbouwplanning tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.