Checklist para organizar un mercado de arte

Organizar un mercado de arte requiere coordinar expositores, puestos, pagos y circulación de visitantes en un orden claro. Empieza confirmando la fecha y la ubicación, y cierra después el plano, la lista de participantes y las necesidades de cada stand. Durante la última semana conviene reconfirmar horarios, revisar el pronóstico y comprobar que todo el material esté reunido. Esta checklist te ayuda a llegar al montaje con acreditaciones, cambio, bebidas y señalización preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Crear un plano del mercado
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Hacer reservas
Fijar la lista de expositores
Informar a los responsables de los stands
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Comprobar el método de pago
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Publicar publicaciones en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a confirmar a los expositores
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar acreditaciones
Preparar los carteles de ruta
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Delimitar la zona del mercado
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Fijar los paños del puesto
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colocar papeleras
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
2 personas
Repartir acreditaciones
Colocar las obras de forma segura
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Informar al equipo de apertura
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Vigilar las obras de arte y los stands
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar ventas y pagos
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Empaquetar las obras de arte con seguridad
4 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles y cajas
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesas altascant. 6
Vestuario
Manteles para puestoscant. 24
Mantelescant. 8
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras para servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de mesacant. 30
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40
Pesos de lastrecant. 32
Ganchos adhesivoscant. 50
Caballetes de mesacant. 30
Bloques de presentacióncant. 24
Bandejas de plásticocant. 20

Catering

Punto de información
Caja registradora
Caja registradoracant. 2
Portamenúscant. 4
Filtros de cafécant. 100
Termoscant. 6
Bolsas para cubitos de hielocant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Balanza de cocina
Fregaderoscant. 3
Acumuladores de fríocant. 16

Compras

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de preparar el plano: reserva cada puesto y deja definidos los espacios para mesas, sillas, percheros y cajas de almacenamiento. Reconfirma la participación al menos 7 días antes.
Pregunta por preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga la comida y las bebidas con una cantidad calculada por asistente. No dejes las reservas para los últimos 2 días.
Comprueba el método de pago una semana antes y prueba los terminales, cables alargadores y regletas durante el montaje. Lleva también la caja registradora con cambio preparado antes de abrir.
Asigna los voluntarios por turnos y dales una tarea concreta: recepción, orientación, cobros o apoyo a los stands. Entrega acreditaciones y tarjetas con nombres antes de que lleguen los expositores.
Revisa el pronóstico 48 horas antes si utilizas carpas de fiesta o parte del mercado al aire libre. Prepara con antelación la señalización de ruta, las luces, las baterías y las neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, expositores e inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el plano, reconfirmar participantes y reunir los materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Haz una primera confirmación al cerrar la lista y una segunda entre 5 y 7 días antes del mercado. En el último mensaje incluye la hora de llegada, el número de puesto y las instrucciones de montaje.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado de arte?: Deja listas las acreditaciones, los carteles de ruta, las tarjetas con nombres, la caja con cambio y todo el material agrupado por zona. Comprueba también pagos, bebidas, pronóstico y disponibilidad de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de arte?: Calcula al menos 1 voluntario para recepción y orientación, 1 para pagos y 1 para apoyo a los stands por cada turno de 3 a 4 horas. Añade una persona de reserva si participan muchos expositores o hay varias entradas.

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