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Kunstmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Marktplan, verlässlichen Standbetreibern und einem Aufbau, der vor der Öffnung abgeschlossen ist. Kläre zuerst Datum, Ort, Standaufteilung und Anmeldungen. Danach folgen Einladungen, Helfereinteilung, Zahlungsarten und Werbung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Einkauf, Beschilderung und Technik; am Veranstaltungstag brauchst du besonders Wechselgeld, gekühlte Getränke und einen festen Ablauf für das Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Liste der Standbetreiber festlegen

  • Standbetreiber informieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Zahlungsweise prüfen

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Standhalter erneut befestigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegweiser vorbereiten

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Marktgelände absperren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standtücher befestigen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kunstwerke sicher platzieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Eröffnungsteam einweisen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Kunstwerke und Stände bewachen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf und Zahlungen abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Kisten reinigen

    2 Personen

  • Kaution und Zahlungen abwickeln

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 8
  • MarktständeAnz. 24
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • StehtischeAnz. 6
  • Umkleideraum
  • StandtücherAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischschilderAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40
  • BallastgewichteAnz. 32
  • KlebehakenAnz. 50
  • TischaufstellerAnz. 30
  • PräsentationsblöckeAnz. 24
  • KunststoffbehälterAnz. 20

Catering

  • Informationsstand
  • Kasse
  • GeldkassetteAnz. 2
  • MenükartenhalterAnz. 4
  • KaffeefilterAnz. 100
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbeutelAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • MüllbeutelhalterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
  • Küchenwaage
  • SpülbeckenAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 16

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Marktplan spätestens zwei Wochen vor dem Termin fest. Plane nicht nur die Marktstände, sondern auch Tische, Stehtische, Sitzplätze, Umkleidebereich, Lagerboxen und ausreichend breite Wege ein.
  • Bestätige die Standbetreiber nicht erst am Vortag. Führe eine Liste mit Namen, Standgröße, Ankunftszeit, Zahlungsweise und besonderen Ernährungswünschen und verschicke die finalen Informationen mindestens 7 Tage vorher.
  • Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein: mindestens eine Person für Einlass und Wegweiser, eine für Kasse und Wechselgeld sowie eine für Aufbau und Nachfüllen. So bleibt der Standbetrieb während der Öffnungszeit besetzt.
  • Prüfe die Strom- und Lichtplanung spätestens 3 Tage vorher. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals, Lautsprecher und LED-Lampen brauchen erreichbare Anschlüsse, Verlängerungskabel und bei batteriebetriebener Beleuchtung Ersatzbatterien.
  • Kontrolliere am Vorabend die Wettervorhersage und sichere Partyzelte, Marktstände, Tischdecken und Wimpelketten. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor der Öffnung und lege Namensschilder, Tischschilder und Wegweiser nach Bereichen sortiert bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Suche nach Standbetreibern. Die endgültige Liste der Aussteller, Helferschichten und der Marktplan sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Kunstmarkt?
Für einen kleinen Kunstmarkt solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen: für Aufbau, Einlass, Kasse, Orientierung und Nachfüllen. Bei parallelen Schichten oder vielen Ständen brauchst du pro zusätzlicher Aufgabe mindestens eine weitere Person.
Wann sollte die Werbung für einen Kunstmarkt starten?
Verteile Plakate und veröffentliche die ersten Beiträge in sozialen Medien etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Wiederhole die wichtigsten Informationen 7 Tage vor dem Markt und prüfe am Vortag, ob Uhrzeit, Ort und Zugangsweg überall korrekt angegeben sind.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kunstmarkt?
Plane für eine kleine Kasse mindestens 100 bis 150 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein, sofern vor Ort bar bezahlt wird. Kläre die Zahlungsweise spätestens 7 Tage vorher und teste Kartenterminals sowie Internetverbindung am Vortag.

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