Checklist pour organiser un marché de jardinage

Un marché de jardinage demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut fixer le programme, organiser les emplacements, confirmer les besoins de chacun et préparer la circulation sur place. Cette checklist rassemble les 80 tâches et 74 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être traitées. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : alimentation électrique, encaissement, signalétique, météo et renforts bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu du marché
2 personnes
Établir le plan des stands
2 personnes
Définir les emplacements de vente
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants du marché
Faire les réservations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Imprimer le plan
Envoyer les informations aux participants
Planifier les bénévoles
Établir la répartition des caisses
2 personnes
Préparer les listes de prix
2 personnes
Concevoir la signalétique
Vérifier les prévisions météo
Prévoir des vêtements de pluie supplémentaires
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter les consommables
2 personnes
Contrôler les tables et les tentes
2 personnes
Rassembler les outils
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les stands
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Vérifier les tables de vente
2 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée des visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Allumer l’éclairage
2 personnes
Annoncer la clôture des stands
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
Encaisser les ventes
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
Ramener les stands
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver en sécurité les objets trouvés
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Mettre l’argent de la caisse en sécurité
2 personnes
Encaisser les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 14
Tabouretsqté 8
Palettesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 16
Porte-parapluiesqté 2
Portantsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 4
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Pichets en verreqté 8
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Pots de fleursqté 20
Plantes de jardinqté 30
Caisses en boisqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 14
Guirlandes lumineusesqté 4
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes pour plantesqté 100
Panneaux de signalisation en boisqté 12
Serre-câblesqté 200
Cordeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Plateauxqté 6
Bouteilles isothermesqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions et confirmer les exposants.
Dessinez le plan des stands avant de répartir les tables et les tentes. Gardez une largeur d’environ 1,20 m pour les passages et indiquez clairement l’itinéraire de circulation à imprimer.
Demandez les besoins alimentaires et électriques lors de l’inscription, pas la veille du marché. Vérifiez ensuite les points d’alimentation et prévoyez rallonges, multiprises et goulottes de câbles.
Préparez les caisses, terminaux de paiement et listes de prix au moins 24 heures avant l’ouverture. Testez chaque terminal et attribuez les responsabilités d’encaissement par stand ou par zone.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et faites un dernier contrôle le matin même. Gardez des vêtements de pluie supplémentaires, des lampes de poche et des caisses de rangement pour protéger le matériel et les produits.

Questions fréquentes

Comment organiser un marché de jardinage ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date : fixez le programme, vérifiez le lieu, établissez le plan des stands et ouvrez les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les exposants, les réservations, les bénévoles, le matériel et la signalétique.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de jardinage ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les tentes, placer les tables, installer les stands et afficher le plan. Ajoutez 30 minutes pour tester l’électricité, les terminaux de paiement et la circulation.
Quand confirmer les exposants d’un marché de jardinage ?: Confirmez-les 7 à 10 jours avant le marché, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs besoins. Envoyez les informations pratiques finales au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Quel matériel prévoir pour un marché de jardinage ?: Prévoyez notamment des tentes, stands, tables, chaises, éclairages LED, rallonges, glacières, terminaux de paiement et caisses de rangement. Pour le service, comptez aussi les gobelets réutilisables, tasses, assiettes, bols, couverts et thermos selon le nombre de participants.

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