Checklist para organizar un mercado de jardín

Un mercado de jardín necesita más coordinación que una reunión informal: hay que distribuir los puestos, confirmar a los comerciantes y prever cómo funcionarán los pagos y la electricidad. Empieza por fijar la fecha, revisar el lugar y dibujar el plano; después cierra las inscripciones y comunica los detalles a cada participante. En los últimos días, comprueba carpas, mesas, iluminación, bebidas y el pronóstico del tiempo. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el montaje y la atención al público no dependan de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar la ubicación del mercado
2 personas
Hacer el plano de los puestos
2 personas
Definir los puntos de venta
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los comerciantes del mercado
Hacer reservas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
Imprimir el plano
Enviar información a los participantes
Programar voluntarios
Hacer la distribución de la caja registradora
2 personas
Preparar listas de precios
2 personas
Diseñar la señalización
Comprobar el pronóstico del tiempo
Gestionar ropa impermeable adicional
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprar artículos de consumo
2 personas
Comprobar mesas y carpas
2 personas
Reunir herramientas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Recoger los puestos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar las cajas
2 personas
Preparar el cambio
2 personas
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
Guiar a los expositores hasta su puesto
3 personas
Revisar las mesas de venta
2 personas

Evento

Abrir la entrada de visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir planos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar el inventario
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Encender la iluminación
2 personas
Anunciar el cierre de los puestos
Guiar la salida de visitantes
2 personas
Cerrar caja
3 personas
Hacer el checkout de los puestos
2 personas

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Apilar mesas y sillas
3 personas
Devolver los puestos
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Guardar los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos de forma segura
Retirar residuos mixtos
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Guardar el dinero de caja de forma segura
2 personas
Cobrar a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 14
Taburetescant. 8
Palletscant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 16
Paragüeroscant. 2
Percheroscant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Megáfono
Linternas de manocant. 4
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Walkie-talkiescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Jarras de cristalcant. 8
Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Termoscant. 6
Neverascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Macetascant. 20
Plantas de jardíncant. 30
Cajones de maderacant. 20
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 14
Guirnaldas de lucescant. 4
Rotuladores de tizacant. 12
Etiquetas para plantascant. 100
Señales direccionales de maderacant. 12
Bridascant. 200
Cuerdacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejascant. 6
Botellas térmicascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 8
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de los puestos al menos 7 días antes y envíalo junto con la información de llegada. Deja pasillos suficientemente despejados para el tráfico y para transportar cajas sin cruzar las zonas de venta.
Confirma a cada comerciante 3 o 4 días antes, incluyendo su puesto, horario de montaje, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas. Así puedes corregir ausencias o cambios antes de imprimir el plano y la señalización.
Revisa la electricidad el día anterior: cuenta los puntos disponibles, prueba los cables alargadores y coloca canaletas donde pueda pasar el público. No dejes terminales de pago o máquinas de café conectados sin comprobar primero la distribución de la caja.
Prepara una zona de apoyo separada de los puestos para cajas de almacenamiento, neveras portátiles, termos y provisiones. Reserva también mesas, sillas y carpas de repuesto si el lugar no ofrece mobiliario suficiente.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del mercado. Si se espera lluvia, ten preparada ropa impermeable adicional y comprueba que las carpas estén montadas antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de jardín?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, revisar el lugar y contactar con comerciantes. Deja cerradas las inscripciones y el plano al menos 7 días antes, y confirma los detalles finales 3 o 4 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los comerciantes del mercado?: Haz una primera confirmación cuando se cierre la lista de participantes y una segunda 3 o 4 días antes del evento. En el último mensaje incluye el puesto asignado, la hora de montaje, la ruta de acceso y cualquier necesidad eléctrica o dietética.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado de jardín?: Comprueba las carpas, mesas, sillas, puntos de electricidad, cables, iluminación, terminales de pago y provisiones. También revisa el pronóstico, prepara la señalización y separa las cajas y materiales que necesitarán los voluntarios.
¿Cómo se organiza la electricidad en un mercado de jardín?: Cuenta los puntos de electricidad disponibles y asigna cada uno antes del montaje, especialmente para máquinas de café, iluminación y terminales de pago. Prueba todos los cables y regletas el día anterior y protege los cruces con canaletas para evitar tropiezos.

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