Checklist pour organiser un marché d’été avec vide-greniers

Un marché d’été avec vide-greniers demande une organisation précise, car les vendeurs, les visiteurs et la buvette utilisent le même espace. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et fixer les conditions d’inscription. Prévoyez ensuite le plan des stands, les toilettes, la communication et le matériel extérieur. Les derniers jours servent surtout à confirmer les vendeurs, suivre la météo, préparer la monnaie et regrouper tout ce qui doit être installé sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la date
Vérifier les autorisations
Réserver les toilettes
Établir les conditions des vendeurs
Créer le plan du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des vendeurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer l'affectation des vendeurs
Envoyer la confirmation aux vendeurs
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Retirer de l'argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Numéroter les tables de vente
2 personnes
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands de vente
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Diriger les vendeurs vers leurs emplacements
3 personnes
Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Maintenir le site propre
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Gérer les annonces
Enregistrer les objets trouvés
Informer les vendeurs de la clôture
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Faire récupérer les toilettes
Rapporter le matériel
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remettre le lieu propre
2 personnes
Rendre la caution et la clé

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 30
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20
Nappesqté 14
Bâchesqté 8
Pieds de parasolqté 4
Parasolsqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caisses pour espècesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Ciseauxqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 14
Porte-étiquettes de prixqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les conditions des vendeurs dès l’ouverture des inscriptions : indiquez la taille des emplacements, le nombre de tables prévu et l’heure d’arrivée. Cela évite de refaire le plan du marché la veille.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les affectations. Numérotez chaque table et prévoyez des passages assez larges pour les visiteurs, les poussettes et le transport des caisses.
Ne laissez pas les solutions météo au dernier moment. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, puis contrôlez le jour précédent les tentes, bâches, parasols et pieds de parasol.
Pour la buvette, mettez les boissons au frais avant l’ouverture et préparez les tasses, gobelets, assiettes et couverts ensemble. Gardez aussi les rallonges, multiprises et lampes LED dans une caisse séparée.
Retirez l’argent liquide avant le jour du marché et préparez la caisse avec la monnaie. Faites les courses et rassemblez le matériel au moins la veille pour repérer immédiatement ce qui manque.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’été avec vide-greniers ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs et lancer la communication.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le marché. Arrêtez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et finaliser le plan des stands.
Que faut-il prévoir pour un marché d’été en cas de pluie ?: Prévoyez des tentes, des bâches et des solutions pour maintenir les tables et les marchandises au sec. Vérifiez la météo 3 à 5 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille.
Quand confirmer l’emplacement des vendeurs ?: Envoyez la confirmation 5 à 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions traitées. Mentionnez le numéro de table, l’horaire d’arrivée, l’accès au site et les conditions convenues.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.