Checklist para tu mercadillo de verano
Organizar un mercadillo de verano requiere coordinar vendedores, puestos, permisos y atención al público en un mismo día. Empieza reservando el lugar y los servicios básicos; después define las condiciones para los vendedores y la distribución de las mesas. Durante la última semana, confirma las inscripciones, las entregas y la previsión meteorológica. El día anterior, deja listos el efectivo, las bebidas frías, la señalización y todo el material para montar sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar lugar y fecha
Comprobar permisos
Reservar los aseos
Redactar las condiciones de los vendedores
Crear un plano del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución de vendedores
Enviar confirmación a los vendedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Retirar dinero en efectivo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Numerar las mesas de venta
2 personas
Hacer carteles y señalización
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de venta
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores dónde colocarse
3 personas
Abrir la caja
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Mantener limpio el recinto
2 personas
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
Gestionar anuncios por megafonía
Registrar objetos perdidos
Informar a los vendedores al cierre
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Ayudar a los vendedores a recoger
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Recoger los baños
Devolver los materiales
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver la fianza y la llave
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantelescant. 14
- Lonascant. 8
- Bases para sombrillascant. 4
- Sombrillascant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cajas de efectivocant. 3
- Datáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 60
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzascant. 6
- Tijerascant. 6
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 14
- Colgadores de lista de precioscant. 30
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de polvocant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Contenedores de basuracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva los baños y comprueba los permisos al menos 4 semanas antes; con puestos, público y comida, estos trámites suelen ser lo primero que se retrasa.
- Cierra las inscripciones de vendedores entre 7 y 10 días antes. Envía a cada persona su puesto, horario de llegada y condiciones, y numera las mesas para que la distribución sea fácil de seguir.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes. Si se esperan sol o lluvia, confirma las carpas, sombrillas, lonas, bases y espacio suficiente para proteger mercancía y zonas de paso.
- Prepara el dinero en efectivo y el cambio el día anterior, junto con la caja, los carteles y la señalización. Así no tendrás que buscar billetes, extensiones o pilas mientras llegan los primeros vendedores.
- Calcula las bebidas por franjas: unas 2 o 3 por persona durante la primera hora y agua adicional si hace calor. Enfría las bebidas la víspera y separa vasos reutilizables, hielo y neveras para el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercadillo de verano?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, revisa los permisos y los baños; después abre las inscripciones y prepara la distribución de los vendedores.
- ¿Cuándo confirmar a los vendedores del mercadillo?
- Confirma la plaza y la ubicación de cada vendedor entre 7 y 10 días antes. Envía también la hora de llegada, las condiciones de venta y cualquier indicación sobre mesas, percheros o espacio de almacenamiento.
- ¿Qué se prepara el día antes de un mercadillo de verano?
- Deja listas las compras, el efectivo y el cambio, la caja, los carteles, los números de las mesas y los cables. Enfría las bebidas, reúne el material de montaje y confirma las entregas pendientes.
- ¿Cómo prepararse si llueve o hace mucho sol?
- Comprueba la previsión 48 horas antes y confirma suficientes carpas, sombrillas, lonas y bases estables. Define también qué zonas deben quedar protegidas y comunica cualquier cambio a los vendedores como mínimo el día anterior.
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