Organiser un marché caritatif : la checklist complète

Un marché caritatif demande de coordonner les associations, les exposants, les bénévoles et les paiements bien avant le jour J. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe l’objectif financier et recense les stands et activités prévus. Les inscriptions, le plan du marché et le planning des bénévoles doivent être finalisés avant la communication finale. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au tri des marchandises et à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Contacter les associations caritatives participantes
2 personnes
Inventorier les stands et les activités
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Définir le mode de paiement
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Tester le système de dons
2 personnes
Envoyer la confirmation finale aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les marchandises et les prix
4 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balisage de la zone du marché
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Disposer les produits par stand
6 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Compter la caisse en espèces
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Vendre les produits
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
2 personnes
Relayer les exposants
2 personnes
Organiser un tour de promotion supplémentaire
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Clôturer les ventes et les dons
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Compter la caisse et les recettes
3 personnes
Emballer les invendus
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’emplacement du marché
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Informer les exposants du chiffre d’affaires
Gérer les objets trouvés
Retirer les panneaux promotionnels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12
Nappesqté 12
Tables de caisseqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Glacièresqté 4
Panneau à clapetqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couteauxqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pains de glaceqté 16
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Panneaux promotionnelsqté 8
Numéros de standqté 12
Porte-prixqté 40
Guirlandes de fanionsqté 10
Banderolesqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Catering

Carnets de reçusqté 6
Caisses à monnaieqté 3
Boîtes de donsqté 6
Boîtes de présenceqté 12
Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Fixe l’objectif financier avant de contacter les exposants : il permet de calculer les frais acceptables, le rendement attendu et le montant à reverser aux associations.
Ferme les inscriptions des exposants au moins 2 semaines avant le marché. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les numéros de stand, de dessiner le plan et de confirmer les besoins alimentaires.
Prévois au moins 2 bénévoles pour la caisse pendant les périodes chargées, avec une personne responsable de la monnaie et une autre du terminal de paiement. Teste le système de dons avant l’ouverture.
Envoie les consignes finales aux exposants 3 à 5 jours avant l’événement : horaires, numéro de stand, accès, matériel prévu et mode de paiement. Cela évite les demandes de dernière minute.
Vérifie la météo et l’éclairage la veille, surtout si les stands sont installés sous des tentes. Charge les lampes, teste les rallonges et multiprises, puis prépare les étiquettes de prix après le tri des marchandises.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché caritatif ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les associations, l’objectif financier et les réservations de matériel, puis tu peux lancer les inscriptions et la communication.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché caritatif ?: Prévois au minimum 1 bénévole par grande fonction : accueil, caisse, installation, rangement et coordination. Pour un marché avec plusieurs stands, une base de 8 à 12 bénévoles permet généralement de couvrir les rotations et les pauses.
Quand confirmer les exposants d’un marché caritatif ?: Confirme les exposants environ 2 semaines avant le marché, une fois les inscriptions traitées. Envoie ensuite un rappel final 3 à 5 jours avant avec le numéro de stand, les horaires et les consignes pratiques.
Combien de monnaie prévoir pour une caisse ?: Prépare la monnaie au moins la veille et répartis-la entre les caisses. Le montant dépend des prix pratiqués, mais prévois plusieurs coupures et pièces pour éviter de commencer la journée avec uniquement de grosses coupures.

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