Wohltätigkeitsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht früh klare Absprachen: Datum und Ort, beteiligte Organisationen, Stände und das Spendenziel. Danach folgen Anmeldungen, Werbung, Material, Helfer und ein genauer Marktplan. In den letzten Tagen prüfst du Zahlungen, Preise, Einkäufe und die Wetterlage. Diese Checkliste deckt 72 Aufgaben und 61 benötigte Dinge ab, damit am Markttag weder Wechselgeld noch Verlängerungskabel oder Sitzplätze fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Teilnehmende Wohltätigkeitsorganisationen kontaktieren
2 Personen
Stände und Aktivitäten inventarisieren
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Markt in den sozialen Medien bewerben
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Zahlungssystem testen
2 Personen
Abschlussbestätigung an Aussteller senden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Waren und Preise sortieren
4 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldebereich vorbereiten
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Marktgelände absperren
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Waren pro Stand auslegen
6 Personen
Preisschilder anbringen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Bargeldkasse zählen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Türen und Eingang öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Waren verkaufen
8 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
2 Personen
Standbetreiber ablösen
2 Personen
Zusätzliche Promotionsrunde durchführen
2 Personen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Verkäufe und Spenden abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kasse und Einnahmen zählen
3 Personen
Verkaufsreste verpacken
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Marktstandort reinigen
4 Personen
Materialien verladen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Standbetreiber über den Erlös informieren
Fundsachen bearbeiten
Werbeschilder entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KassentischeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
Soundanlage
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KlappaufstellerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
MesserAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
WasserkannenAnz. 6

Dekoration

WerbetafelnAnz. 8
StandnummernAnz. 12
PreishalterAnz. 40
WimpelkettenAnz. 10
BannerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SeilrollenAnz. 4

Catering

KassenbonhefteAnz. 6
GeldkassettenAnz. 3
SpendenboxenAnz. 6
TeilnahmebehälterAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Tipps

Lege Ziel und Ergebnis mindestens 6 Wochen vorher fest. So kannst du den beteiligten Wohltätigkeitsorganisationen rechtzeitig erklären, wofür Einnahmen und Spenden eingesetzt werden.
Bestätige Standbetreiber und Standnummern spätestens 7 Tage vor dem Markt. Erstelle danach den Marktplan und sende jedem Aussteller eine Abschlussbestätigung mit Aufbauzeit und Platz.
Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Kasse, Einlass, Aufbau, Abfall und die Betreuung der Stände brauchst du auch während der Pausen eine Vertretung.
Teste Kartenlesegeräte und das Zahlungssystem mindestens 3 Tage vorher. Lege zusätzlich Bargeld und Wechselgeld bereit und kläre, wer die Kasse übernimmt.
Prüfe Einkaufsliste und Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher. Bei Außenständen müssen Partyzelte, Beleuchtung, Kabel und Aufbewahrungsboxen bereits für Regen oder frühe Dunkelheit eingeplant sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Organisationen, Standbetreiber, Genehmigungen, Materialreservierungen, Anmeldungen und Werbung noch zuverlässig koordinieren.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?: Plane mindestens 1 Helfer pro zentraler Aufgabe und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei mehreren Kassen oder mehr als 10 Ständen brauchst du je Schicht weitere Helfer für Einlass, Kasse und Besucherfragen.
Wann sollte man die Standnummern und den Marktplan verschicken?: Verschicke Standnummern und Marktplan spätestens 7 Tage vor dem Markt. So können Aussteller Rückfragen stellen und fehlende Tische, Stühle, Stromanschlüsse oder Kühlboxen noch rechtzeitig gemeldet werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Wohltätigkeitsmarkt?: Plane pro Kasse ungefähr 100 bis 150 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen ein. Prüfe außerdem 3 Tage vorher die Kartenlesegeräte und halte für einen Internetausfall eine alternative Zahlungs- oder Quittungslösung bereit.

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