Checklist para organizar un mercado benéfico

Organizar un mercado benéfico requiere coordinar organizaciones, expositores, actividades, cobros y voluntariado sin perder de vista el objetivo de recaudación. Esta checklist reúne 72 tareas y 61 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el lugar hasta preparar etiquetas de precios y cambio. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: el plano de los puestos, las preferencias dietéticas, las pruebas del sistema de donaciones y el plan alternativo si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Contactar con las organizaciones benéficas participantes
2 personas
Inventariar puestos y actividades
2 personas
Hacer reservas de material
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar números de stand
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Registrar el método de pago
2 personas
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Probar el sistema de donaciones
2 personas
Enviar la confirmación final a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar bienes y premios
4 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Preparar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Delimitar la zona del mercado
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Exponer los productos por stand
6 personas
Colocar etiquetas de precio
4 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Contar la caja de efectivo
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Vender los productos
8 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
2 personas
Relevar a los expositores
2 personas
Organizar una ronda extra de promoción
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Cerrar ventas y donaciones
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Contar la caja y la recaudación
3 personas
Empaquetar sobrantes de la venta
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto del mercado
4 personas
Cargar los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Informar a los expositores sobre los ingresos
Gestionar objetos perdidos
Retirar los carteles promocionales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 12
Mesas de cajacant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Datáfonoscant. 2
Equipo de sonido
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Pizarra plegablecant. 2
Portátilescant. 2
Calculadorascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cuchilloscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Carteles promocionalescant. 8
Números de standcant. 12
Portaprecioscant. 40
Guirnaldascant. 10
Banderolascant. 4
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Rollos de cuerdacant. 4

Catering

Talonarios de reciboscant. 6
Cajas de caudalescant. 3
Cajas de donacionescant. 6
Recipientes de asistenciacant. 12
Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Consejos

Confirma la fecha, el lugar y el objetivo económico antes de abrir las inscripciones. Así podrás explicar a las organizaciones benéficas cómo se repartirán los ingresos y cuántos puestos o actividades caben.
Cierra el plano de los puestos antes de enviar la confirmación final a los expositores. Asigna números y reserva pasillos, mesas de caja, enchufes y zonas para carpas sin bloquear las entradas.
Prepara los pagos con varios días de margen: registra qué métodos aceptarás, prueba los datáfonos y separa efectivo y cambio. Lleva también calculadoras y un procedimiento claro para registrar las donaciones.
No dejes la comida y la vajilla para la víspera. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, calcula las compras, clasifica los productos y comprueba que haya vasos, tazas, platos y cubiertos suficientes.
Asigna voluntarios por turnos y envía el horario junto con la información final del evento. Haz una última revisión del pronóstico del tiempo y comprueba con antelación las carpas, la iluminación, los alargadores y las regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, contactar con las organizaciones benéficas, reservar material y publicar las inscripciones. Reserva la última semana para compras, etiquetas, cambio, confirmaciones y revisión del tiempo.
¿Qué hay que preparar el día antes de un mercado benéfico?: El día anterior conviene clasificar los bienes y premios, preparar las etiquetas de precios, revisar la lista de la compra y dejar listo el material de cobro. También debes confirmar los turnos de voluntariado y que cada expositor conozca su número de puesto.
¿Cuánto efectivo y cambio se necesita para un mercado benéfico?: La cantidad depende de los precios y del número de puestos, pero prepara cambio suficiente para las primeras 2 o 3 horas y sepáralo por denominaciones. Registra el efectivo inicial y acuerda quién hará los recuentos y las entregas de donaciones.
¿Cómo organizar los puestos de un mercado benéfico?: Haz el inventario de puestos y actividades, dibuja un plano y asigna un número a cada expositor antes de la confirmación final. Deja pasillos despejados, coloca las mesas de caja en puntos visibles y comprueba con antelación las necesidades de electricidad y espacio.

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