Checklist pour organiser un marché caritatif

Un marché caritatif demande plus qu’une date, quelques stands et des affiches. Il faut coordonner les associations, les exposants, les bénévoles, les autorisations, les paiements et l’installation sur place. Cette checklist rassemble 67 tâches et 56 fournitures pour avancer dans le bon ordre, de la préparation du lieu jusqu’à la caisse et au rangement. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme l’électricité, les toilettes, la monnaie ou les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands
Réserver l’alimentation électrique
Vérifier les toilettes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Imprimer le plan
Imprimer les consignes de sécurité
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Créer les étiquettes et les cartes de prix
3 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Poser les câbles en toute sécurité
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Présenter les associations caritatives
4 personnes
Mettre les articles en vente en présentation
8 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les volontaires
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Enregistrer les ventes et les dons
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Conserver en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le chiffre des ventes
2 personnes
Emballer les articles de vente
6 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les stands
2 personnes
Virer le produit
2 personnes
Remercier les donateurs
2 personnes
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphone à main
Terminaux de paiementqté 2
Calculatricesqté 3
Caisses pour espècesqté 4
Bacs à compter l’argentqté 4
Chargeurs USBqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16
Pince de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-nomsqté 20
Porte-prixqté 30
Affichesqté 30
Plansqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux des associations caritativesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 8
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 20
Balais à mainqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : vérifiez ces points avant d’ouvrir les inscriptions, car ils déterminent le nombre de stands et les conditions d’accès.
Demandez les besoins des exposants au moment de l’inscription : alimentation électrique, tables, chaises et besoins alimentaires sont plus difficiles à ajouter la dernière semaine.
Préparez le plan du marché avec des allées clairement identifiées et imprimez-le en plusieurs exemplaires. Gardez-en au moins un pour l’accueil, les bénévoles et les organisations participantes.
Planifiez les bénévoles par créneaux plutôt que sur une seule journée complète. Prévoyez notamment une équipe pour l’installation, une pour la caisse et une pour le démontage.
Ne commandez pas seulement le matériel visible : prévoyez aussi les rallonges, multiprises, monnaie, terminaux de paiement, gobelets réutilisables et éclairage. Ce sont souvent ces éléments qui manquent le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché caritatif ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les associations participantes, les stands et les bénévoles doivent être confirmés avant de lancer la communication finale.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse et 2 pour l’installation et le rangement, puis adaptez selon le nombre de stands. Organisez des relais de 2 à 3 heures pour éviter les postes abandonnés.
Que faut-il prévoir pour la caisse d’un marché caritatif ?: Préparez une caisse, des calculatrices, des terminaux de paiement et suffisamment de monnaie avant l’ouverture. Faites un inventaire le matin même et désignez au moins deux personnes responsables des encaissements.
Faut-il une autorisation pour organiser un marché caritatif ?: Cela dépend du lieu, de l’occupation de l’espace et des règles locales. Vérifiez les autorisations nécessaires au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, notamment pour les stands, l’électricité, la sécurité et la diffusion de musique.

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