Checklist para organizar un mercado benéfico sin dejar cabos sueltos

Organizar un mercado benéfico requiere coordinar a las organizaciones participantes, los puestos, los permisos y la atención al público en un mismo día. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación la distribución, la electricidad, los baños y los soportes de cada puesto. Después podrás concentrarte en las inscripciones, la promoción y los voluntarios. Esta checklist reúne 67 tareas y 56 materiales para avanzar en el orden adecuado y llegar al montaje con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Seleccionar organizaciones benéficas
3 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos
Reservar el suministro eléctrico
Comprobar los baños
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Enviar indicaciones
Imprimir el plano
Imprimir instrucciones de seguridad
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar caja registradora y cambio
2 personas
Crear etiquetas y tarjetas de precio
3 personas

Evento

Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Tender los cables de forma segura
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Presentar las organizaciones benéficas
4 personas
Exponer los artículos de venta
8 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Registrar a los voluntarios
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dar instrucciones a los expositores
2 personas
Atender la entrada y la información
2 personas
Registrar ventas y donaciones
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guardar en lugar seguro los ingresos en efectivo
2 personas
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Contar los ingresos por ventas
2 personas
Empaquetar los artículos de venta
6 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los puestos
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Agradecer a los donantes
2 personas
Anunciar el resultado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Manteles individualescant. 16
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Megáfono de mano
Terminales de pagocant. 2
Calculadorascant. 3
Cajas de efectivocant. 4
Cajones para dinerocant. 4
Cargadores USBcant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharones de servircant. 8
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Pinzas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 12
Portanombrescant. 20
Portaprecioscant. 30
Cartelescant. 30
Planoscant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles benéficoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 8
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Guantescant. 20
Escobas de manocant. 3
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos al menos 8 semanas antes. En ese mismo momento define la distribución del mercado y comprueba dónde habrá electricidad y baños.
Contacta con las organizaciones participantes 6 semanas antes y abre el formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas para no descubrir necesidades especiales durante el montaje.
Reserva los puestos y fija sus soportes antes de publicar el plano. Imprime una copia del plano y de las instrucciones de seguridad para cada responsable y guarda varias copias de reserva.
Recluta voluntarios como mínimo 3 semanas antes y prepara turnos con funciones y horarios concretos. Envía las indicaciones 5-7 días antes, incluyendo la hora de llegada y el punto de encuentro.
Haz la compra y reúne los materiales en las 48 horas previas. Comprueba especialmente las máquinas de café, teteras, neveras, cables, regletas, terminales de pago y el efectivo para el cambio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado benéfico?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y definir la distribución. Deja cerrados los participantes y los voluntarios entre 3 y 6 semanas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado benéfico?: Calcula como mínimo 1 voluntario por puesto durante el montaje y la atención, más 2 personas para coordinación y cobros. Añade turnos de 2-3 horas para evitar que alguien cubra toda la jornada.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones de los puestos?: Abre el formulario unas 6 semanas antes del mercado y fija una fecha límite 2 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar preferencias dietéticas, confirmar participantes e imprimir el plano.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado benéfico?: Reúne los materiales, revisa la lista de la compra y prepara la caja registradora, los terminales de pago y el cambio en las 48 horas previas. Deja impresos el plano y las instrucciones de seguridad antes de comenzar el montaje.

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