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Wohltätigkeitsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht früh geklärte Zuständigkeiten, Genehmigungen und eine belastbare Standplanung. Lege zuerst Datum und Ort fest, prüfe Strom und Toiletten und hole die teilnehmenden Organisationen verbindlich ins Boot. Danach folgen Anmeldung, Werbung, Helferplan und Einkauf. Kurz vor dem Markt entscheiden vor allem Lageplan, Sicherheitsinfos, Wechselgeld und die Ausgabe von Materialien darüber, ob der Aufbau pünktlich gelingt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Wohltätigkeitsorganisationen auswählen

    3 Personen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Stände reservieren

  • Stromversorgung reservieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Lageplan drucken

  • Sicherheitsanweisungen ausdrucken

  • Bargeld bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Kassen- und Wechselgeldset vorbereiten

    2 Personen

  • Etiketten und Preisschilder erstellen

    3 Personen

Event

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisationen vorstellen

    4 Personen

  • Verkaufsartikel auslegen

    8 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einchecken

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller einweisen

    2 Personen

  • Eingang und Information besetzen

    2 Personen

  • Verkäufe und Spenden erfassen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bargeldeinnahmen sicher verwahren

    2 Personen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verkaufserlös zählen

    2 Personen

  • Verkaufsartikel einpacken

    6 Personen

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr und Küche reinigen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Stände zurückgeben

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

    2 Personen

  • Spendern danken

    2 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 40
  • KlappischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Handmegafon
  • KartenterminalsAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
  • GeldzählschalenAnz. 4
  • USB-LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • PreishalterAnz. 30
  • PosterAnz. 30
  • PläneAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • SpendenboardsAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
  • HandschuheAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klär Genehmigungen, Stromversorgung und Toiletten möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Ohne diese drei Punkte solltest du keine Standplätze endgültig zusagen.
  • Schließe die Anmeldung der Organisationen etwa 3 Wochen vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. Bestätige anschließend jeden Standbetreiber mit Ankunftszeit und Lageplan.
  • Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden und verschicke Wegbeschreibung und Einsatzplan spätestens 5 Tage vorher. So bleiben Aufbau, Kassen und Abbau besetzt.
  • Bereite Kassen- und Wechselgeldsets am Vortag vor und bestelle Bargeld nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Prüfe außerdem Kartenterminals, Taschenrechner und Verlängerungskabel gemeinsam.
  • Stelle Materialien nach Stand sortiert zusammen: Tischdecke, Geschirr, Karaffen, Thermoskannen und Kühlboxen gehören jeweils in eine beschriftete Box. Für den Aufbau solltest du mindestens 90 Minuten einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Wohltätigkeitsmarkt anmelden?
Prüfe Genehmigungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Ort können zusätzliche Vorgaben für Stände, Strom, Ausschank oder öffentliche Flächen gelten.
Wann sollte ich die Stände für einen Wohltätigkeitsmarkt reservieren?
Reserviere die Marktstände, Tische und gegebenenfalls Partyzelte, sobald Ort und Aufteilung feststehen, meist 6 Wochen vorher. Eine verbindliche Bestätigung der Standbetreiber sollte spätestens 3 Wochen vor dem Markt vorliegen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Wohltätigkeitsmarkt?
Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens 2 Helfer ein und ergänze 2 bis 4 Personen für Aufbau, Kassen und Nachschub. Teile die Einsätze in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den ganzen Tag ausfällt.
Was muss ich am Tag vor dem Wohltätigkeitsmarkt vorbereiten?
Packe Materialien je Stand, bereite Kassen- und Wechselgeldsets vor und prüfe Kartenterminals, Beleuchtung und Verlängerungskabel. Drucke Lageplan und Sicherheitsanweisungen aus und kontrolliere, ob alle Organisationen und Helfer ihre Zeiten kennen.

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