Organiser un marché aux plantes sans rien oublier
Un marché aux plantes demande une préparation précise, surtout pour coordonner les vendeurs, les stocks et l’installation des stands. Commence par confirmer le site, puis avance dans l’ordre : invitations, inscriptions, répartition, programme et briefing. Les derniers jours servent à vérifier les livraisons, arroser les plantes, préparer le café et rassembler le matériel. Cette checklist regroupe les 63 tâches et 49 fournitures du plan pour garder une vue claire jusqu’au démontage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le site du marché
Inviter des vendeurs de plantes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les vendeurs
Vérifier les points d'alimentation
Faire les réservations
Établir le plan
Envoyer le briefing aux vendeurs
Définir la politique tarifaire
2 personnes
Élaborer le programme
Compter le stock de plantes
2 personnes
Trier les plantes
3 personnes
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Commander de l’argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Acheter des plantes
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Arroser les plantes
2 personnes
Préparer le stock de café
Rassembler le matériel
2 personnes
Confirmer les vendeurs par téléphone
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir de vente
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les plantes en exposition
5 personnes
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
Accueil des vendeurs
2 personnes
Tester la caisse
2 personnes
Accrocher les panneaux
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Arroser les plantes
2 personnes
Réapprovisionner les articles de vente
2 personnes
Vider les poubelles
Réapprovisionner les toilettes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Collecter les plantes en toute sécurité
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Entretenir les plantes restantes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Régler les fournisseurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de marchéqté 18
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Housses de nappesqté 20
- Caissesqté 40
- Chariots de transportqté 3
- Tables pour plantesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Panneaux d’orientationqté 12
- Panneaux pour vendeursqté 20
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Étiquettes pour plantesqté 250
- Rouleaux de cordeqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses de caisseqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Microphone à main
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 4
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafesqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Bacs de rangementqté 10
- Pains de glaceqté 20
- Arrosoirqté 6
- Seauxqté 8
- Sous-potsqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seaux de nettoyageqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs d'essuie-mains en papierqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Confirme le site et les points d’alimentation au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’ajuster le plan des stands et de prévoir les rallonges ou multiprises nécessaires.
- Relance les vendeurs par téléphone 5 à 7 jours avant le marché, même après l’envoi du briefing. Vérifie leur présence, leur horaire d’arrivée et leurs besoins alimentaires.
- Prépare les étiquettes de prix et les panneaux avant le jour J. Compte le stock de plantes une première fois la veille, puis vérifie les livraisons et l’état des plantes à leur arrivée.
- Garde une réserve de trésorerie et commande l’argent liquide plusieurs jours à l’avance. Les terminaux de paiement peuvent tomber en panne : prévois aussi des caisses et une procédure simple pour les espèces.
- Monte les tentes et installe les tables avant l’ouverture, avec une marge d’au moins 2 heures. Teste ensuite les machines à café, les bouilloires, l’éclairage et le microphone avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché aux plantes ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le site, inviter les vendeurs, traiter les inscriptions et commander le matériel manquant.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché aux plantes ?
- Prévois au moins 2 heures pour monter les tentes, placer les tables, installer les panneaux et répartir les plantes. Ajoute 30 minutes pour tester l’électricité, le paiement, le café et le microphone.
- Quand faut-il confirmer les vendeurs d’un marché aux plantes ?
- Envoie le briefing environ 10 à 14 jours avant l’événement, puis confirme chaque vendeur par téléphone 5 à 7 jours avant. Vérifie à ce moment-là l’horaire d’arrivée et les besoins particuliers.
- Quand arroser les plantes avant un marché aux plantes ?
- Vérifie l’état des plantes la veille et arrose-les selon leurs besoins, sans détremper les pots avant le transport. Refais un contrôle à la livraison, puis garde de l’eau disponible pendant toute la journée.
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