La checklist pour organiser un marché aux curiosités

Un marché aux curiosités demande plus qu’une succession de stands : il faut coordonner les exposants, les autorisations, les livraisons et l’installation du site. Cette checklist de 68 tâches vous guide de la première réservation au démontage. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, la monnaie, les rallonges et le rappel envoyé aux exposants. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les urgences la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Demander une autorisation
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Recruter des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Envoyer le plan aux exposants
Publier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Trier les consommations
2 personnes
Préparer les colis pour les exposants
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer le site
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants du départ

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 14
Tables hautesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 8
Talkies-walkiesqté 4
Microphone à main
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Calculatricesqté 2
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 100
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Pains de glaceqté 16

Catering

Listes de prixqté 12
Panneaux de menuqté 4
Bacs de stockageqté 12
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Bannières d’informationqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Poubellesqté 12
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’inviter les exposants. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir un permis ou une autorisation lorsque la commune l’exige.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques dès l’inscription. Faites confirmer les participations au plus tard 10 jours avant le marché, afin d’adapter le plan, les tables et les colis prévus.
Envoyez le plan d’aménagement et les informations de stationnement au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’emplacement des stands, la zone de livraison et l’accès réservé au montage.
Gardez les vérifications météo pour les 48 heures précédentes, mais préparez plus tôt les tentes, les lampes rechargeables et les rallonges. Contrôlez aussi que chaque multiprise est compatible avec l’installation du site.
Préparez la caisse et la monnaie la veille, puis triez les consommations, la vaisselle et les colis destinés aux exposants. Le jour J, inspectez le site avant de réceptionner les livraisons et montez d’abord les tentes, puis les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux curiosités ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, vérifier les autorisations, recruter les exposants, traiter les inscriptions et réserver le matériel sans tout reporter à la dernière semaine.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants environ 10 jours avant le marché. Vous aurez encore le temps d’ajuster le plan, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les colis ou le matériel attribué à chacun.
Quand envoyer le plan du marché aux exposants ?: Envoyez le plan et les consignes de stationnement au moins 7 jours avant l’événement. Rappelez ensuite les horaires d’arrivée et les accès 48 heures avant le montage.
Que vérifier la veille d’un marché aux curiosités ?: La veille, vérifiez la météo, la liste des courses, la caisse et la monnaie, les consommations, le matériel récupéré et les colis des exposants. Réservez le matin du marché à l’inspection du site, aux livraisons et au montage.

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