Checklist para organizar un Mercado de curiosidades

Organizar un Mercado de curiosidades requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después coordinar expositores, puestos, comida y montaje. La distribución del mercado debe estar lista antes de enviar el plano a quienes participan. En los últimos días conviene confirmar el tiempo, las entregas, el estacionamiento y las preferencias dietéticas. Esta checklist reúne el trabajo previo y la preparación del recinto, incluidos los elementos que suelen olvidarse hasta el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Solicitar permiso
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Buscar expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Enviar el plano a los expositores
Publicar información de estacionamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a informar a los expositores
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Clasificar las consumiciones
2 personas
Preparar paquetes para los expositores
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Reponer las bebidas
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Encender la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Barrer el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los expositores sobre la salida

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 14
Mesas altascant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 8
Walkie-talkiescant. 4
Micrófono de mano
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Calculadorascant. 2
Carros de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Bridascant. 100
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Acumuladores de fríocant. 16

Catering

Listas de precioscant. 12
Carteles del menúcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Banners informativoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de microfibracant. 12
Papeleracant. 12
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos con varias semanas de margen. Comprueba los requisitos antes de invitar a expositores, porque una autorización pendiente puede cambiar la distribución o la fecha.
Prepara el plano cuando ya conozcas los puestos y sus necesidades. Envíalo a los expositores antes del evento para que sepan dónde descargar, estacionar y montar.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Esa información afecta las reservas, las compras y la preparación de las consumiciones.
Haz una revisión final de materiales 2 o 3 días antes y separa los paquetes para los expositores. Incluye también caja, cambio, vasos, tazas, cables, regletas y lámparas recargables.
Reserva tiempo para recibir entregas y montar carpas, mesas y sillas antes de la apertura. Comprueba el recinto al llegar y deja walkie-talkies, micrófono y luces accesibles para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de curiosidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y buscar expositores. Deja la confirmación final de participantes, compras y entregas para la última semana.
¿Cuándo debo enviar el plano del mercado a los expositores?: Envíalo cuando estén confirmados los puestos y, como mínimo, 7 días antes del evento. Así pueden revisar su ubicación y organizar la descarga o el estacionamiento.
¿Qué hay que comprobar el día antes del Mercado de curiosidades?: Revisa la previsión meteorológica, la lista de la compra, las entregas y los materiales de cada puesto entre 24 y 48 horas antes. Confirma también cualquier cambio con los expositores.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el recinto?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público para inspeccionar el lugar, montar las carpas, colocar mesas y sillas y comprobar la iluminación y los cables. Añade tiempo extra si hay muchas entregas.

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