Checklist pour organiser un marché aux collectionneurs

Un marché aux collectionneurs repose sur une organisation précise : réserver le lieu, confirmer les exposants et guider les visiteurs dès leur arrivée. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et répartir les stands sans précipitation. Prévoyez aussi le plan du marché, les informations de stationnement et le paiement de l’entrée. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à repérer les détails souvent oubliés avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du marché
Vérifier les autorisations
Inviter les collecteurs
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Créer le plan du marché
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
Collecter les informations de stationnement
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Imprimer les prix d’entrée
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les règles du marché
Concevoir l'affiche promotionnelle
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Réserver des tables et des chaises
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les feuilles de présence
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Commander des amuse-bouches et des sandwichs
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accueillir les collecteurs
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Faire installer les stands
4 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Fournir les informations aux visiteurs
2 personnes
Soutenir les collectionneurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Libérer les tables et les voies de circulation
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Établir le bilan des entrées
2 personnes
Faire démonter les équipes de collecte
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter la caution et les paiements
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de standqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et répartir les participants avant d’imprimer les numéros de stand.
Envoyez aux exposants un récapitulatif pratique après leur confirmation : emplacement, horaires, accès, stationnement, matériel fourni et règles du marché. Cela évite de répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
Préparez le parcours des visiteurs avant de finaliser le plan des stands. Placez clairement l’accueil, la caisse, les zones de circulation et les sorties afin d’éviter les files et les passages trop étroits.
Testez la caisse, le terminal de paiement et les moyens de faire l’appoint au moins la veille. Imprimez aussi les tarifs d’entrée, les règles et les numéros de stand avant l’installation.
Vérifiez l’éclairage, les multiprises, les rallonges et le matériel sonore avant l’ouverture. Les tables, chaises, tentes et équipements de restauration sont souvent livrés séparément : contrôlez les quantités dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché aux collectionneurs ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et vérifiez les autorisations, puis lancez les invitations et les inscriptions afin de garder 2 à 3 semaines pour confirmer les stands et imprimer les documents.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Fermez le formulaire au moins 10 jours avant le marché pour traiter les demandes, répartir les stands et envoyer les informations définitives aux participants.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux collectionneurs ?: La veille, vérifiez les tables, chaises, tentes, branchements, éclairage, caisse et terminal de paiement. Préparez également les affichages, les numéros de stand, la monnaie et le plan du marché pour éviter les impressions ou achats de dernière minute.
Comment organiser l’accueil des visiteurs ?: Installez un bureau d’accueil visible dès l’entrée, avec les tarifs, le mode de paiement et le plan du marché. Prévoyez au moins 2 personnes aux heures de pointe si vous encaissez l’entrée et répondez en même temps aux questions de stationnement ou d’orientation.

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