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Sammlermarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sammlermarkt braucht früh klare Abläufe: Standort und Genehmigungen kommen vor der Werbung, die Standplanung vor dem Versand der Teilnehmerinformationen. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Besucherroute und Parkhinweise ein. Kurz vor der Öffnung müssen Kasse, Kartenlesegerät, Tonanlage, Beleuchtung und Wechselgeld getestet sein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch 81 Aufgaben und die benötigten 44 Ausstattungs- und Verbrauchspositionen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Marktstandort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Sammler einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stände verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Route für Besucher festlegen

  • Parkinformationen sammeln

  • Zahlungsweise für den Eintritt festlegen

    2 Personen

  • Eintrittspreise drucken

  • Standnummern drucken

  • Marktregeln ausdrucken

  • Werbeplakat gestalten

  • Werbeplakate aufhängen

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Tische und Stühle reservieren

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Anwesenheitsformulare drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen bestellen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Sammler empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Stände aufbauen lassen

    4 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucherinformationen geben

    2 Personen

  • Sammler unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber und gefüllt halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Tische und Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Eintrittsabrechnung erstellen

    2 Personen

  • Sammelstellen abbauen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Kaution und Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 40
  • KlappischeAnz. 4
  • Eingangsbereich
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • PartyzelteAnz. 4
  • StehtischeAnz. 6

Ausstattung

  • Kasse
  • KartenterminalAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • Etikettendrucker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80
  • StandnummernAnz. 40
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Marktstandort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin und prüfe direkt danach, ob eine Genehmigung erforderlich ist. So bleibt Zeit für Rückfragen, bevor Plakate gedruckt werden.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Standregeln, Frist und benötigte Teilnehmerdaten feststehen. Bestätige die Sammler nach der Platzverteilung und verschicke anschließend alle Informationen gesammelt.
  • Erstelle den Marktplan, sobald die Anmeldungen belastbar sind. Vergib Standnummern und drucke zusätzlich Besucherroute, Parkhinweise und Marktregeln, damit am Eingang nicht alles mündlich erklärt werden muss.
  • Teste Kasse, Kartenterminal, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung spätestens am Vortag. Bereite Wechselgeld und Geldkassetten getrennt vor und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo Technik und Kaffeemaschinen stehen.
  • Plane Mobiliar und Versorgung nach der Standzahl, nicht nach der Raumgröße. Tische, Klappische, Stühle, Kühlboxen, Thermoskannen sowie Tassen, Gläser und Besteck müssen vor dem Aufbau gezählt und auf Vollständigkeit geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sammlermarkt organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Standortreservierung und Genehmigungsprüfung. Für Einladungen, Anmeldungen, Standverteilung und Drucksachen solltest du mindestens 3 Wochen einplanen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Sammlermarkt geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Regeln, Frist und Standkapazität feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit der Marktplan erstellt werden kann.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Sammlermarkt?
Lege mindestens 150 bis 300 Euro Wechselgeld bereit, abhängig von Eintrittspreis und erwarteter Besucherzahl. Sortiere Münzen und Scheine vor der Öffnung und teile das Geld auf die Geldkassetten auf.
Wann müssen Technik und Stände beim Sammlermarkt bereit sein?
Baue Mobiliar und Stände mindestens 2 Stunden vor Einlass auf. Teste Kasse, Kartenterminal, Tonanlage und Beleuchtung spätestens 30 Minuten vor dem Einlass noch einmal im laufenden Betrieb.

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