Checklist pour organiser un marché aux antiquités

Un marché aux antiquités demande une préparation précise, surtout pour coordonner les exposants, les emplacements et l’installation sur site. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les autorisations et l’assurance. Ensuite, structurez les inscriptions, le plan des stands, le stationnement et les besoins techniques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, comme les sanitaires, la monnaie ou les rallonges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du marché
2 personnes
Réserver le lieu et le site de marché
2 personnes
Demander les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Établir le plan des stands sur le site
2 personnes
Définir les conditions de vente
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription pour les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Distribuer les flyers et les affiches
3 personnes
Contacter les exposants
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements aux exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Établir la liste de contacts des exposants
Élaborer le plan de stationnement et de chargement
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Confirmer les matériels de location
Déterminer le mode de paiement pour les exposants
2 personnes
Commander de la monnaie en espèces
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo et le plan
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Préparer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Balisage et signalisation du site
3 personnes
Installer les stands et les tables
6 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Contrôler le site et les stands
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les déchets et les emballages vides
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter les stands et les tables
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
Nettoyer le terrain et les sanitaires
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retirer les panneaux de circulation et d’information
2 personnes
Gérer la caution et les paiements
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Cubes d’expositionqté 12
Tables nappéesqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Lampes mobilesqté 8
Lampes de pocheqté 4
Caisses pour espècesqté 3
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Bannières de marchéqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 20
Étiquettes de prixqté 300
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 3
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations et recruter les exposants.
Arrêtez le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Réservez aussi des zones distinctes pour le déchargement, le stationnement, les tentes et le passage des câbles.
Envoyez aux exposants un dossier pratique au moins 7 jours avant le marché : horaires d’arrivée, numéro de stand, conditions de vente, accès au site et consignes de chargement.
Vérifiez le matériel technique 3 à 5 jours avant l’ouverture : terminaux de paiement, rallonges, multiprises, éclairage mobile, machines à café et glacières doivent être disponibles sur place.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et confirmez le plan prévu. Pour un marché extérieur, contrôlez notamment les tentes, l’éclairage, la signalétique et les solutions de repli.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux antiquités ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le site, demander les autorisations, vérifier l’assurance et traiter les inscriptions des exposants.
Combien de temps faut-il laisser aux exposants pour s’inscrire ?: Ouvrez les inscriptions pendant 3 à 6 semaines, puis gardez au moins 2 semaines pour attribuer les emplacements et confirmer les participants. Envoyez les informations finales au plus tard 7 jours avant le marché.
Que faut-il prévoir pour l’installation des stands ?: Prévoyez les stands, tables, chaises, panneaux numérotés, étiquettes de prix et éclairage selon le plan du site. Terminez l’attribution des emplacements au moins 5 jours avant afin de repérer les besoins en rallonges et en tables supplémentaires.
Quand vérifier la météo pour un marché aux antiquités ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une confirmation 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, validez les tentes, le cheminement, le stationnement, les horaires de montage et le plan de repli.

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